Schon wieder ein Meeting! Tipps und Check­listen für eine effi­zi­ente Meeting-Kultur

Arbeit gelassener schaffen | 0 Kommentare

Ein Gast­bei­trag von Dr. Edgar Bazing

Edgar ist ein super­netter Kollege, den ich sehr schätze. Er ist sehr auf sein Gegen­über fokus­siert und immer bestrebt, seinen Kunden best­mög­lich zu helfen. Deshalb freue ich mich beson­ders, heute seinen tollen Beitrag zur Meeting­ef­fi­zienz präsen­tieren zu können. 

Schon wieder ein Meeting!

Tipps und Check­listen für eine effi­zi­ente Meeting-Kultur

Kürz­lich habe ich es wieder erlebt. Ich war in einem 2‑stündigen Präsenz­mee­ting mit 12 Teil­neh­mern. Fast alle hatten vor sich Ihren Laptop auf dem Tisch, daneben das Smart­phone. Wenn ich mich umblickte, sah die Hälfte der Teil­nehmer in eines ihrer Geräte.

Was tat der Meeting-Leiter? Er begrüßte alle Teil­nehmer, ging eine To-Do-Liste durch und fragte die dafür Zustän­digen nach dem jewei­ligen Status. Einer der Teil­nehmer mokierte: „Das habe ich schon letzte Woche gesagt. Steht das nicht im Proto­koll?“ Ein anderer fragte bzgl. einer geplanten Veran­stal­tung aus der To-Do-Liste: „Um was geht es da?“ Der Meeting-Leiter antwor­tete: „Das recher­chiere ich bis zum nächsten Mal.“ So ging das zwei Stunden lang weiter.

Sie reiben sich die Augen? Auch wenn Sie Beispiele von Meetings kennen, die Freude gemacht und gute Ergeb­nisse gelie­fert haben, wird in Unter­nehmen immer noch zu viel Zeit für Meetings verwendet. Mit der Folge, dass produk­tive Arbeit liegen­bleibt.

In US-Tech-Konzernen wurde das Poten­zial einer verbes­serten Meeting-Kultur schon vor Jahren erkannt. Der frühere Google-CEO Larry Page kommu­ni­zierte ein paar Basis-Regeln für effi­zi­en­tere Meetings an seine Mitar­beiter:

  • Jedes Meeting braucht einen klaren Entschei­dungs­träger haben. Nur dann – oder wenn eine Entschei­dung zu treffen ist – sollte das Meeting statt­finden.
  • Es sollten nicht mehr als 10 Personen teil­nehmen.
  • Es sollten nur die Menschen teil­nehmen, die Input geben können.
  • Keine Entschei­dung sollte jemals auf ein Meeting warten.

Was können Sie konkret tun, um mit einem guten Gefühl in Meetings zu sitzen? Damit Sie Ihre Zeit sinn­voll einsetzen, konkrete Ergeb­nisse erzielen und Ihr Projekt voran­bringen?

Schauen wir uns Erfolgs­fak­toren für gelun­gene Meetings an. Aus meiner Erfah­rung zählen dazu folgende Punkte:  

  • Fokus­sie­rung: Sie konzen­trieren sich auf ein Thema
  • Infor­ma­tion: Sie erfahren Neues
  • Kontakt: Sie bleiben in Kontakt, tauschen sich aus, nehmen Stim­mungen wahr
  • Zusam­men­ar­beit: Sie merken, was gut, was weniger gut läuft, was auf Zustim­mung oder Ableh­nung stößt
  • Ideen: Sie beleuchten Themen aus unter­schied­li­chen Perspek­tiven
  • Lösungen: Sie disku­tieren und entwi­ckeln gemeinsam Lösungs­an­sätze
  • Ziele: Sie schaffen ein gemein­sames Verständnis, verein­baren Ziele
  • Entschei­dungen: Sie treffen gemeinsam Entschei­dungen, planen nächste Schritte.

Erstaun­lich, welches Poten­zial in einem Meeting schlum­mert – es stärkt die soziale, kommu­ni­ka­tive und fach­liche Seite der Zusam­men­ar­beit.

Um das Poten­zial von Meetings optimal zu nutzen, helfen Ihnen folgende Check­listen:

Die 3‑Phasen-Check­liste für Meeting-Leiter:

Phase 1: Vorbe­rei­tung

  • Haben Sie das Meeting gründ­lich genug vorbe­reitet?
  • Was ist das konkrete Ziel des Meetings?
  • Wer sollte unbe­dingt anwe­send sein, um das Meeting-Ziel zu errei­chen?
  • Wen sollten Sie im Vorfeld des Meetings persön­lich spre­chen, um den Erfolg sicher­zu­stellen?
  • Welche Punkte lassen sich in infor­mellen kleinen Runden klären, um das Meeting zu verkürzen?
  • Wieviel Zeit benö­tigen die einzelnen Themen­blöcke? Haben Sie Zeit für „Erwar­tungen“, „Feed­back“ und „Sons­tiges“ einge­plant?
  • Haben Sie den Teil­neh­mern mind. 24 Std. vorher einen Agenda-Entwurf zuge­sandt?
  • Planen Sie Mode­ra­ti­ons­werk­zeuge ein, um Ergeb­nisse zu visua­li­sieren / doku­men­tieren?

Phase 2: Durch­füh­rung

  • Wie lockern Sie das das Meeting auf (z. B. durch Meeting im Steh­kreis)?
  • Wie invol­vieren Sie die Teil­nehmer (z. B. durch Stim­mungs­ab­frage mit Karten, Punk­te­ab­frage, Arbeit in Zwei­er­teams, Blitz­licht)?
  • Gehen Sie während des Meetings auch auf „stille“ Teil­nehmer und ihre Stand­punkte ein?
  • Achten Sie auf Wider­stände und unter­schwel­lige Konflikte?
  • Werden am Ende „Entschei­dungen“ und „nächste Schritte“ verein­bart?
  • Holen Sie zum Schluss von den Teil­neh­mern Feed­back ein (Was lief gut? Was könnte man das nächste Mal bzgl. Meeting-Orga­ni­sa­tion und ‑Ablauf verbes­sern?)

Phase 3: Nach­be­rei­tung

  • Erstellen Sie im Nach­gang ein (Kurz-)Protokoll der Ergeb­nisse (1 DIN A4-Seite) und kommu­ni­zieren es an die Teil­nehmer?

Check­liste für Meeting-Teil­nehmer:

  • Was bringt Ihnen das Meeting? Welche Fragen oder Probleme könnten Sie dort klären? Sind dort Personen anwe­send, die Sie persön­lich treffen möchten?
  • Welche anderen wich­tigen Aufgaben könnten Sie in der Zeit­spanne des Meetings erle­digen?
  • Wie sind Sie emotional gegen­über dem Meeting einge­stellt? Moti­viert es Sie? Oder frus­triert es Sie, da z. B. andere Aufgaben während­dessen liegen­bleiben?
  • Wech­seln Sie die Perspek­tive: Welchen Beitrag können Sie zum Meeting leisten? Hilft Ihre Anwe­sen­heit dem Projekt / Thema wirk­lich weiter?
  • Würde das Meeting auch ohne Sie statt­finden? Wenn ja, könnten Sie sich z. B. durch ein Gespräch mit Kollegen am Mittags­tisch im Nach­gang über die Ergeb­nisse infor­mieren …

Abschlie­ßend noch 2 Tipps für alle Meeting-Betei­ligten:  

  1. Meetings sind zumeist nicht verpflich­tend. Sie entscheiden, ob es für Sie und Ihre Arbeit sinn­voll ist, daran teil­zu­nehmen. Die rich­tigen Prio­ri­täten zu setzen, wird heute in Unter­nehmen von Führungs­kräften und Mitar­bei­tern erwartet.
  2. Je besser Sie ein Meeting vorbe­reiten und seine Ziel­set­zung kommu­ni­zieren, um so weniger Folge­ter­mine werden Sie brau­chen. Und die Teil­nehmer werden gerne wieder an einem Ihrer Termine teil­nehmen, weil sie das Gefühl haben, dass Sie mit der Zeit und Arbeits­leis­tung anderer respekt­voll umgehen.

Der Autor: Dr. Edgar Bazing ist Consul­tant, Mediator und Coach. Er berät zu den Themen Change Manage­ment, Marke­ting­stra­tegie, Projekt­ma­nage­ment und Konflikte. Er ist Vater eines Sohnes und setzt sich leiden­schaft­lich für den Erhalt unserer natür­li­chen Ressourcen ein. Internet: www.prioreden.de

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