Gerade hat sich wieder jemand aus Ihrem Team krankgemeldet, der langfristig ausfallen wird? Ihnen fehlt knapp die Hälfte Ihrer Leute wegen Urlaub, Krankheit und weil Stellen unbesetzt sind?
Hoher Krankenstand ist wie ein Konto mit roten Zahlen: Es braucht Ihre volle Aufmerksamkeit und gutes Management, damit Sie das im Griff behalten und Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen können.
Lassen Sie uns gemeinsam die Lage checken und schauen, was Sie tun können, damit Ihre anwesenden Leute trotz Ausnahmezustand gut und effizient weiterarbeiten können.
Darum geht's hier
Die Devise: „Das kriegen wir hin!“ kann Sie und Ihr Team entweder gut leiten oder in den Abgrund stürzen
Die Haltung: „Das kriegen wir hin“ klingt gut. Sie hat jedoch eine kraftvolle und eine kraftraubende Seite.
Die kraftzehrende Seite rufen Sie auf, wenn Sie heldenhaft die Zähne zusammen beißen, um die komplette Maschinerie Ihres Teams am Laufen zu halten. Die ausgesendete Botschaft lautet dann: volle Kraft voraus, Ärmel hoch und abends länger bleiben.
Sie wissen und spüren vermutlich bereits: Das ist eine sehr ungesunde Strategie. Durch Arbeitsüberlastung werden Ihre Leute langsamer, unkonzentrierter, gereizter und unzufriedener. Fehlleistungen, Pannen und weitere Krankmeldungen sind die Folge.
Es ist nicht Ihr persönliches Versagen, wenn es nicht funktioniert, mit der halben Mannschaft die angestrebten Ziele zu erreichen, für die das komplette Team eingeplant waren!
Zeiten mit sehr hohem Arbeitsdruck können Sie und Ihr Team unbeschadet durchstehen, vorausgesetzt dass …
- Ihr Team gut zusammenarbeitet,
- es sich um eine verlässlich kurze Zeitspanne von wenigen Wochen handelt und
- anschließend eine deutlich entspanntere Phase folgt, in der die Batterien wieder aufgeladen werden.
Aber Hand aufs Herz: Wissen Sie, wann Ihr Team wieder verlässlich voll besetzt sein wird?
Die kraftvolle Seite von „Das kriegen wir hin“
„Das kriegen wir hin“ ist mehr als eine Haltung, es ist eine Absicht, der ein konkreter Plan folgen muss.
Mit diesem Plan richten Sie Ihre zentralsten Aufgaben und den Workflow im Team wohl überlegt an diesem „Ausnahmezustand“ aus. Damit hat Ihr Plan das Zeug, sich über Monate zu bewähren. Wie Sie vorgehen können, darum geht es jetzt.
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Den Ausnahmezustand erkennen
Definieren Sie den Ausnahmezustand in Ihrem Team
Zählen Sie bitte zuerst einmal durch: Wie viele Ihrer Leute sind da und wie viele fehlen (wegen Urlaub, Krankheit oder unbesetzter Stelle) und wie viele sind für die Aufgaben Ihres Teams vorgesehen? Sind 60% oder sogar weniger Mitarbeitende anwesend?
Wenn es zutrifft, dass Ihr Team – bei vollzähliger Anwesenheit – nicht unterfordert, sondern gut ausgelastet wäre, dann bedeutet das:
Ihr Team befindet sich in einem Ausnahmezustand!
Ich nenne das Ausnahmezustand, weil das deutlich macht, dass Ihre anwesenden Teammitglieder und Sie diese Aufgaben nicht schaffen werden!
Das bedeutet auch, Sie brauchen Kriterien dafür, unter welchen Bedingungen dieser Zustand beginnt und wann er endet und vor allem: welche Konsequenzen daraus entstehen für die tägliche Arbeitsbewältigung.
Definieren Sie Ihren Ausnahme-Zustand – Ein Beispiel
- Solange die Abwesenheitsquote im Team 40% und höher ist,
- die Dauer des Zustands ungewiss ist,
- eine deutliche Diskrepanz besteht zwischen Arbeitsmenge und Ressourcen sowie
- die Einhaltung terminsensibler Aufgaben bzw. Aufgaben mit hoher Verantwortung wie z. B. im Klinikbetrieb gefährdet ist.
Das gilt auch dann, wenn dieser Zustand in Ihrem Team bereits seit Monaten besteht.
Praxisbeispiel
Anfang April rief ein Teamleiter in unserer Hotline an. Er war im Krankenstand, weil der Arzt ihn „mal rausgezogen hat.“
Seit zwei Jahren versuchte er allen Aufgaben nachzukommen mit einem hoffnungslos unterbesetzten Team. Er konnte kaum noch schlafen oder sich 10 Minuten auf etwas konzentrieren.
Die Bezeichnung „Ausnahmezustand“ wollte er nicht gelten lassen, da der Zustand schon von Anfang an so gewesen sei.
In meinen Augen eine immer wieder anzutreffende, tragische Fehleinschätzung, die in der Folge ihn selbst, sowie sein Team gesundheitlich ruiniert hat.
Schieflage von Anforderungen und Ressourcen ermitteln
„Wann kommen wir denn endlich zur Problemlösung?“ fragen Sie sich vielleicht ungeduldig. Meine Antwort: Wir sind mittendrin!
Wir werfen gerade einen nüchternen Blick auf Ihre Teamsituation. Das ist Teil der Lösung!
Wie lange und wie oft haben Sie sich bislang verbogen und versucht, das Unmögliche möglich zu machen. Sie selbst und der „Rest“ der Mannschaft haben Sonderschichten geschoben, weil Sie dachten: das bekommen wir schon irgendwie hin. Eine Zeit lang ging es gut.
Es wird jetzt Zeit zu realisieren:
- Sonderschichten gehen nicht auf die Dauer!
- Sie brauchen nüchterne Fakten!
Bilanzieren Sie deshalb zunächst grob die beiden wichtigsten Größen:
- Alle Aufgabenfelder, die Sie mit Ihrem Team erfüllen sowie
- die aktuell verfügbaren Ressourcen, um das zu stemmen.
Dieser Schieflage ungeschönt ins Auge zu schauen, erfordert Mut. Wenn Sie den aufbringen: Glückwunsch! Damit haben Sie einen wichtigen Schritt getan, um die Situation gut zu managen.
Sie stehen dann nicht mehr in Gefahr, die Situation vor sich selbst oder – genauso fatal – vor Ihrem Team, runterzuspielen.
Ausgehend vom Stand heute, haben Sie es mit vielen Unbekannten zu tun. Sie wissen vermutlich nicht:
- Wann der Ausnahmezustand beendet sein wird,
- welche zeitkritischen Aufgaben an den verwaisten Arbeitsplätzen schlummern und
- wie fit Ihre anwesenden Mitarbeitenden (auch im Homeoffice) sind und wie lange sie noch durchhalten.
Was Sie zum jetzigen Zeitpunkt wissen, ist:
- Sie haben für die Arbeit zu wenig Leute
- Sie werden nicht versuchen, das Unmögliche möglich zu machen
- Sie werden Ihre anwesenden Mitarbeitenden nicht „verheizen“
- Sie wollen den Ausnahmezustand so gut es geht managen.
Und deshalb werden Sie als nächstes mit Ihrem Team sprechen.
Bestandaufnahme gemeinsam mit dem Team
Sprechen Sie offen mit Ihrem Team. Sie wollen nichts beschönigen und nichts dramatisieren.
Sondern Sie wollen Ihrem Team signalisieren: ich weiß um den erhöhten Arbeitsdruck, der auf Euch lastet und ich lass Euch damit nicht alleine. Ich schätze den Einsatz, den Ihr hier tagtäglich bringt.
Gejammer und Gemecker lassen Sie zu, Sie wissen, dass sich im Team Druck angestaut hat und ein Ventil braucht. Erst wenn das gehört wird, ist der Weg frei für den nächsten Schritt.
Sie wollen Ihr Team dabei unterstützen, sinnvoll vorzugehen und deshalb gemeinsam planen, wie der Geschäftsbetrieb unter diesen Umständen am Laufen gehalten werden kann und dazu brauchen Sie einen konkreten Überblick.
Ihr Team bekommt die Aufgabe, einen Überblick zu schaffen:
- Welche Rückstände sind bereits entstanden?
- Welche zeitkritischen Arbeiten und Termine stehen an?
- Das gilt für alle Plätze!
Sie fordern Ihr Team auf, Vorschläge zu machen:
- Welche zeitintensiven Aufgaben sollten aus Sicht Ihres Teams geschoben, vereinfacht oder ausgesetzt werden?
- Welche weiteren Vorschläge zur Arbeitserleichterung fallen Ihrem Team ein?
Sie kommunizieren klar das weitere Vorgehen:
- Solange dieser Ausnahmezustand anhält, gelten klare Prioritäten, die Sie benennen.
- Sie wollen, dass Ihr Team-Betrieb läuft und planvoll gearbeitet wird.
- Erholungspausen sollen eingehalten werden.
Ihr Notfallplan
Sobald Sie den Überblick haben, erstellen Sie einen sogenannten „Notfallplan“. Darin legen Sie fest, welche Anforderungen geparkt, gestrichen, vereinfacht oder delegiert werden. Der Notfallplan gilt solange, wie der Ausnahmezustand in Ihrem Team besteht.
Damit schaffen Sie die Voraussetzungen,
- um Ihr Team vor andauernder Überlastung zu schützen,
- sicher zu stellen, dass prioritäre Aufgaben gut erfüllt werden
- geordnetes Arbeiten zu ermöglichen, statt sich in adhoc-Aktionen aufzureiben.
In der nächsten Ausgabe vertiefen wir das Thema Notfallplan. Sie bekommen weitere Tipps, wo Sie vorübergehend Arbeitszeiten einsparen, solange der Ausnahmezustand anhält.
Natürlich sind Sie mit Ihrem Team nicht allein in Ihrem Haus. Ihre nächsthöhere Führungsebene sollte diesen Plan mittragen. Bevor Sie jetzt die Hände über den Kopf schlagen und stöhnen: Ich zeige Ihnen eine bewährte Strategie dazu.
Wir besprechen im nächsten Freude-am-Job-Letter, wie Sie sich die Rückendeckung von „oben“ einholen, ohne als Bittsteller dazustehen. Versprochen!
Heute viel Freude im Job
Ihre Karin Vittinghoff
Artikel veröffentlicht auf LinkedIn am 19. Mai 2023
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