Ich vertrete drei Kollegen, wie soll ich das schaffen?

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Vertre­tungs­zeiten mit vier Schritten souverän managen

Manchmal wird es eng. Da ist ein/e Kolleg/in im Urlaub und dann werden noch zwei krank. Plötz­lich haben Sie neben Ihren noch die Aufgaben und Projekte von drei Kolleg/innen auf dem Tisch.

Bitte erst mal Luft holen. Das schmeißt Ihre Planung erst mal über den Haufen. Und das bedeutet: Sie brau­chen eine neue. Ohne neue Planung fangen Sie bitte gar nicht erst an.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Über­blick

… über die offenen Aufgaben. Das wird Sie etwas Zeit kosten. Ich verspreche Ihnen aber, dass die sehr gut inves­tiert sein wird.

Ohne Über­blick geht Ihre Fantasie spazieren. Sie vermuten dann zu viele oder zu wenige eilige Dinge. In einem Fall stellt Sie das unter Dauer­druck. Im anderen Fall gibt es irgend­wann ein böses Erwa­chen.

Klären Sie also, welche Aufgaben an Ihrem und den drei anderen Plätzen zu tun sind und entscheiden Sie, welche Sie vorrangig angehen und welche Sie schieben werden. 

Sammeln Sie das schrift­lich. Das hilft Ihnen bei der Bear­bei­tung und genauso bei Ihrem Gespräch mit Ihrer/m Chef/in, dem zweiten Schritt.

Schritt 2: Chef/in mit ins Boot holen

Auch wenn das unge­heuer unbe­liebt ist, den/die Chef/in dazu zu holen, tun Sie es trotzdem. Versu­chen Sie nicht den Eindruck zu erwe­cken: Alles Roger, das kriege ich schon hin.  

Lassen Sie die Verant­wor­tung für das Team dort, wo sie hinge­hört: Auf den Schul­tern Ihrer/s Vorge­setzten.  

Bespre­chen Sie mit Ihrer/m Vorge­setzten, welche Aufgaben Sie mit hoher Prio­rität einge­stuft haben. Infor­mieren Sie auch darüber, dass Sie vorrangig diese Aufgaben bear­beiten und alles andere schieben werden.

Fragen Sie nach, ob das so in Ordnung ist, oder ob Sie andere Prio­ri­täten setzen sollen.

Falls Sie jetzt schon absehen können, dass Sie die prio­ri­tären Aufgaben nicht alleine schaffen können, dann sagen Sie das unbe­dingt dazu.

Entweder sorgt Ihr/e Vorgesetzte/r für Entlas­tung, dann ist es gut. Wenn nicht, dann sind Sie Ihrer Verant­wor­tung nach­ge­kommen, früh­zeitig darauf hinzu­weisen.

Bitten Sie darum, dass Sie an Ihrem Arbeits­platz entlastet werden, soweit das möglich ist. Z. B. dass Sie in dieser Zeit keinen Tele­fon­dienst über­nehmen oder keine weiteren Aufgaben von Kollegen, für die Sie sonst zuständig sind.

Fühlen Sie mal kurz hinein, so als hätten Sie das Gespräch bereits getan. Wie fühlt es sich an?

Sind Sie erleich­tert?! Ich vermute ja.

Aber Sie haben noch Sorge, dass trotzdem nichts unter­nommen wird? Das könnte passieren. Für Sie ist nur wichtig zu wissen: Sie haben Ihren Part bis hierhin sehr gut gespielt.

Sie haben Ihre/n Chef/in in die Verant­wor­tung für den diese Situa­tion genommen.

Jetzt haben Sie Ihren roten Faden und gehen an die Arbeit.

So hat es einer meiner Kunden geschafft

Mein Kunde war schon seit Monaten im Über­stun­den­modus. Er blieb fünf Tage in der Woche Tag länger, um die vielen klein­tei­ligen Aufgaben mit seinem Team zu schaffen. Dann wurde es noch enger. Als er sich bei mir meldete, fehlten ihm 6 von 11 Mitarbeiter/innen.

Nach unserer Bera­tung machte er sich an seinen „Notfall­plan“, wie er ihn nannte. Und den besprach er anschlie­ßend mit seiner nächst­hö­heren Vorge­setzten. Er erhielt dort grünes Licht: „Machen Sie es genau so“ war die Reak­tion.

Dieser Notfall­plan sah so aus: Er hatte für sich klar­ge­stellt, wir können nicht im Modus Normal­be­trieb weiter machen, solange nicht mindes­tens acht Mitar­beiter anwe­send wären. Bis dahin sollte der Notfall­plan gelten. Das bedeu­tete: Es werden nur noch die Termin­sa­chen bear­beitet und alles andere bleibt liegen. 

Dieser Plan wurde von „oben“ mitge­tragen.

Diese Klärung brachte ihm die innere Ruhe und Gewiss­heit: Ich habe die Situa­tion im Griff.  Es fiel ihm leichter, die anderen Aufgaben für diese Zeit komplett auszu­blenden. Er wusste genau, wenn alle wieder da wären, dann würde sie sich daran machen.

Über das Thema Erho­lung in dieser stres­sigen Zeit spra­chen wir auch. Doch dazu später.  

Schritt 3: Vertre­tungs­zeit ist Ausnah­me­zeit

Vertre­tungs­zeiten sind Ausnah­me­si­tua­tionen und kein „Normal­be­trieb“. Defi­nieren Sie deshalb Vertre­tungs­zeiten auch für sich selbst als Ausnah­me­zeiten.

In diesen Zeiten gelten Ausnah­me­re­geln. Darüber möchte ich jetzt mit Ihnen spre­chen.

Passen Sie Ihre Ansprüche an

Wenn Sie hohe Maßstäbe an Ihre Arbeits­er­geb­nisse stellen, dann ist jetzt der rich­tige Zeit­punkt für eine Kurs­kor­rektur. Das gilt zumin­dest für die Vertre­tungs­phase. Ansonsten haben Sie ein zusätz­li­ches Stress­pro­blem.

Wenn Sie jemand sind, der norma­ler­weise alles alleine schaffen möchte, dann lassen Sie in dieser Phase die Ausnahme zu. Es ist keine Schwäche, wenn Sie nach Unter­stüt­zung fragen, sondern zeigt, dass Sie Ihre Verant­wor­tung ernst nehmen.

Wenn Sie jemand sind, der sonst perfekte Ergeb­nisse liefern will, dann lassen Sie zu, dass Ihre Ergeb­nisse mal „nur“ gut sind. Auch wenn Ihnen in dieser Zeit dadurch mal ein Fehler unter­laufen sollte. Mit Sicher­heit lässt sich das korri­gieren. Seien Sie da weniger streng mit sich als bislang.

Schritte 4: Mit guten Pausen über Wasser halten

Erho­lungs­pausen bringen Sie voran. Das gilt immer und ganz beson­ders, wenn Sie in einer Vertre­tungs­si­tua­tion sind. Trotzdem werden Pausen genau dann beson­ders oft nicht genommen. Dann liegt abends noch der ange­bis­sene Apfel auf dem Schreib­tisch und die Teekanne ist noch voll.

Darunter leidet nicht nur Ihr Körper. Sie brau­chen regel­mäßig etwas zu Trinken und gute Verpfle­gung. Und auch Ihr Kopf braucht eine mentale Pause. Eine Pause ohne Dienst­handy und ohne Bespre­chung während dem Essen.

Planen Sie deshalb Ihre Erho­lungs­zeiten im Tages­ab­lauf fest ein und tragen Sie sie als Termin in Ihren Kalender. Diese Termine dürfen Sie nur verschieben, nicht aber strei­chen.  

Das gleiche gilt für Ihren Feier­abend. Planen Sie den als festen Termin in Ihrem Kalender ein und starten Sie dann wie geplant in den Feier­abend.

Wenn Sie gut auf sich achten und versorgen, dann haben Sie viele Vorteile. Sie können sich nicht nur besser konzen­trieren. Sie sind am Abend wesent­lich weniger erschöpft. Probieren Sie das deshalb unbe­dingt mindes­tens eine Woche lang aus.

Beispiel meines Kunden

Bis dahin war es ihm schwer­ge­fallen, an sich zu denken im Anblick von so vielen offenen Aufgaben. Wir fanden einen Ausweg.

Er nahm sich vor: Ab sofort arbeite ich statt an fünf nur noch an drei Tagen die Woche länger. Damit ich fit bleibe, nehme ich meine Mittags­pause so oft ich kann.

Und das setzte er sofort um. Er nutzte die längeren Abende für Sport und Ausgehen. Wenn er dann am nächsten Tag auf der Arbeit war, sagte er, ging es ihm den ganzen Tag lang gut. Einfach weil er wieder mal etwas Zeit für sich hatte. 

Sie schaffen das, wenn es Ihnen gut geht

Bei Rettungs­sa­ni­tä­tern gilt die Grund­regel: Maßnahmen der eigenen Sicher­heit gehen vor!  Bevor Sie also das Team „retten“ oder Ihren „Laden“, sorgen Sie erst mal für Ihr eigenes Wohl­be­finden.  

Sie wissen jetzt wie Sie erfolg­reich vorgehen:

  1. Sie verschaffen sich den Über­blick. Sie legen fest, welche Aufgaben Prio­rität haben und vorrangig dran sind und welche Aufgaben geschoben werden.
  2. Sie holen sich dafür das O. K. Ihrer/s Chef/in oder eine klare andere Prio­ri­tä­ten­regel und halten sich daran.
  3. Sie arbeiten im Ausnah­me­modus und legen „normale“ Maßstäbe an Ihre Arbeits­er­geb­nisse, Fleiß und Selbst­ständig an und spielen nicht den/die Heldi/en.
  4. Sie achten auf Ihre Pausen, damit Sie fit bleiben und weil sie wissen, dass es Ihnen auch in dieser Ausnah­me­si­tua­tion gut gehen darf und soll.

Ganz beson­ders bei Kran­ken­ver­tre­tungen ist unge­wiss, wann die Vertre­tung zu Ende sein wird. Stellen Sie sich darauf ein. Sonst laufen Sie Gefahr der/die nächste zu sein.

Mit diesen vier Schritten werden Sie die Vertre­tungs­zeit gut schaffen.

Ihre Karin Vitting­hoff

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