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Team am Absaufen – Was bisher geschah (in Teil 1)
Ihrem Team fehlt die Hälfte der Leute wegen Urlaub, Krankheit oder weil Stellen nicht besetzt sind. Ihre bisherige Devise „Das kriegen wir hin – Ärmel hoch und abends länger bleiben“ droht bereits Ihre und die Gesundheit der noch anwesenden Teammitglieder zu ruinieren.
Wir haben festgestellt: „Das kriegen wir hin“ ist mehr als eine Haltung: es ist eine Absicht, der ein konkreter Plan folgen muss.
Deshalb haben wir den Zustand in Ihrem Team nüchtern analysiert und den Ausnahmezustand anhand von vier Kriterien ermittelt.
Anschließend haben Sie mit Ihrem Team eine konkrete Bestandsaufnahme vorgenommen.
Jetzt ist der Moment gekommen, Ihre Navigation anzupassen: mit dem „Notfallplan“. Damit navigieren Sie die Zeit des Ausnahmezustands. Anschließend holen wir den Rückenwind „von oben“.
Bevor Sie in Seenot geraten
Als Teamleiter/in sind Sie mit dieser Situation: Arbeit für 10 Leute – anwesend sind 5 – auf sich allein gestellt. Für andere sind das nur nackte Zahlen: Ihnen fehlen die Hälfte der Leute. Was das konkret heißt, bekommen jedoch Sie und Ihr Team am direktesten zu spüren.
Das Ziel vor Augen
Es ist Ihre Aufgabe, Ihr Team gut durch diesen Engpass zu leiten und dafür zu sorgen, dass Ihre anwesenden Leute die zentralen Aufgaben abdecken. Das nimmt Ihnen niemand ab!
Deshalb machen Sie sich noch einmal bewußt,
- dass Sie mit einem halben Team nicht alle Aufgaben erfüllen können,
- dass Sie entscheiden müssen, welche Aufgaben getan und welche nicht getan werden,
- dass Sie so schnell keine neuen, eingearbeiteten Leute bekommen.
Deshalb warten Sie nicht darauf, sondern erstellen einen Notfallplan. Mit diesem Notfallplan navigieren Sie sich und Ihr Team die nächsten Wochen und vielleicht sogar Monate sicher durch den Engpass.
Ihr Notfallplan erfüllt fünf zentrale Aufgaben: Er
- fokussiert Ihr Team auf die Kernaufgaben,
- zeigt die Grenzen des Machbaren auf,
- lastet das Team gut aus ohne es zu überfordern,
- zeigt Flagge im Haus sowie gegenüber Ihren Kunden und
- ist die Basis für den Rückenwind „von oben“.
Psychische Belastung
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Navigieren durch den Engpass
Wenn Sie dieses Krisenmanagement versäumen und statt Anpassungen vorzunehmen und Ihr Team mit der Situation alleine lassen, dann geben Sie das Zepter aus der Hand. Sie müssen dann mit diesen Szenarien rechnen:
- Ein Team-Mitglied mit Weitblick übernimmt das Zepter und gibt den Ton an. Damit sind Sie außen vor und es entsteht eine informelle Führung, wodurch neue Probleme entstehen. Oder
- Jeder macht das, was er für richtig hält. Statt eines koordinierten Vorgehens gibt es chaotische ad-hoc-Aktionen. Zentrale Aufgaben werden vernachlässigt. Vertretungsaufgaben sind ungleich verteilt und überlasten Mitarbeitende, die auszufallen drohen. Sie müssen sich mit Beschwerden aus dem Haus und von Seiten Ihrer Kunden auseinandersetzen.
Ihr Platz ist auf der „Kommandobrücke“. Von dort aus sorgen Sie dafür, dass die kostbare Arbeitszeit Ihres Teams optimal eingesetzt wird und keine Überlastung entsteht.
Deshalb legen Sie mit Ihrem Team als nächstes gemeinsam fest:
- Die Prioritäten, die vor allem anderen zu erledigen sind,
- welche Aufgaben gestrichen oder vereinfacht werden,
- welche Themen und Projekte geschoben oder ausgesetzt werden,
und diese Regeln gelten für die Zeit bis z. B. 80% Ihres Teams wieder anwesend sind.
Die Seekarte zeichnen
Können Sie mir ganz spontan antworten: Was sind die ein bis drei Kernaufgaben Ihrer Arbeitseinheit und welche Ziele erreichen Sie damit für Ihr Haus?
Manche/r Teamleiter/in braucht Zeit für die Antwort. Zu oft liegen diese Edelsteine zwischen Halbedelsteinen, Kies und Sand versteckt, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben.
Konzentration auf die Edelsteine
Ihre Edelsteine sind der Grund, warum es Ihre Einheit überhaupt gibt. Gut möglich, dass sie in den Hintergrund geraten waren. Nicht nur bei Ihnen, eventuell auch bei Ihrer Geschäftsleitung.
Jetzt ist der Zeitpunkt, sich darauf wieder zu besinnen: Was sind die Edelsteine, die ein bis drei Hauptziele und daraus abgeleiteten Aufgaben Ihrer Einheit?
Edelsteine:
Das sind die ein bis drei Hauptziele und Aufgaben Ihrer Einheit. Ihre must doe’s.
Halbedelsteine:
Ihre Projekte, Präsentations- und Teilnahme-Aufgaben. Ihre nice to doe’s.
Kies und Sand:
Ihre aufwendigen Zusatzaufgaben für Statistiken, fremde Aufgaben, wegen fehlender Infrastruktur, mangelhaftem Workflow oder Konflikten.
Praxisbeispiel
Das Team der Service-Einheit eines Teamleiters war nur noch zu 40% anwesend und buchstäblich am Absaufen. Er war erschöpft von vielen Überstunden und wünschte sich Entlastung.
Er sortierte die Aufgaben des Teams. Das Ergebnis:
Edelsteine = Hauptaufgaben:
Kundenhotline und zeitsensible Auftragsbearbeitung
Halbedelsteine:
Dokumentationen, Wissen aktuell halten, zwei laufende Projekte
Sand und Kies:
Aufwendige Auswertungen, ungünstiger Workflow, da Kundenhotline und Sachbearbeitung parallel, Teilnahme an zahlreichen Besprechungen und an Präsentationen.
Jetzt Sie: Notieren Sie sich alle Aufgaben dieser drei Kategorien auf einem Blatt. Das hilft Ihnen bei den weiteren Entscheidungen genauso wie im späteren Gespräch mit Ihrer nächsten Führungsebene.
Sand und Kies reduzieren
Jetzt ist der Rotstift dran. Sie treffen Entscheidungen darüber, welche konkreten Aufgaben, Projekte und Termine von Ihrem Team während des Ausnahmezustands umgesetzt, geschoben, delegiert oder gar fallen gelassen werden können.
Die Leitfrage dabei ist: Welche Aufgaben können von Ihren anwesenden Beschäftigten realistisch in den zur Verfügung stehenden Stunden geschafft werden?
Nehmen Sie dazu auch die Bestandsaufnahme Ihres Teams hinzu, wie in Teil 1 besprochen.
Der Teamleiter erstellte den Notfallplan für seine Service-Einheit
Hauptaufgaben: Kundenhotline und zeitsensible Auftragsbearbeitung
Maßnahmen:
- Aufteilung der anwesenden Mitarbeitenden auf Hotline ODER Sachbearbeitung im Wechsel.
- Kein aktives Weiterarbeiten an den laufenden Projekten.
- Keine Übernahme neuer Projekte, bis Team zu mindestens 80% anwesend.
- Keine Teilnahme an Besprechungen und Präsentationsterminen.
- Dokumentationen und Auswertungen werden vorübergehend ausgesetzt.
Vorteile: Hauptaufgaben sind sichergestellt. Weniger Zeitverlust durch Aufgabentrennung. Weniger Überstunden.
Nachteile: Längere Wartezeiten für anrufende Kunden. Verzögerung bei laufenden Projekten. Vorübergehend keine Dokumentation und Statistik.
Jetzt Sie: Notieren Sie Ihren Notfallplan!
Prüfen Sie auch alle weiteren Vorschläge, die aus Ihrem Team gekommen sind, um den Workflow kurzfristig zu verbessern wie z. B.
- besprechungsfreie Arbeitstage,
- störungsfreie Arbeitszeiten,
- keine Annahme neuer Projekte,
- keine repräsentativen Aufgaben usw.
Es geht hier nicht um Perfektion oder um eine umfassende Planung. Ihr Team ist heftig unterbesetzt und Ihr Notfallplan soll schnellstens fertig werden und zum Einsatz kommen.
Anpassungen werden folgen. Denn Sie werden anfangs täglich, später wöchentlich mit Ihrem Team darauf schauen, was funktioniert und wo es Änderungen bedarf.
Rückenwind „von oben“ – Ausblick auf Teil 3
Spätestens jetzt ist der Moment gekommen, Ihre Führungsebene mit ins Boot zu holen. Es geht nicht um Jammern und auch nicht um Heldentum à la „alles im Griff“.
Es gehört zur Führungsaufgabe, über die Konsequenzen Ihrer Teamsituation zu informieren. Denn es werden sich Verzögerungen und Herausforderungen ergeben. Das brauchen und sollen Sie keinesfalls ohne Ihre Führung zu schultern!
Ihre Führung soll die Gelegenheit bekommen, am Notfallplan mitzureden und diesen schließlich in vollem Umfang mitzutragen. Das ist eine notwendige Sofortmaßnahme, damit das anwesendes Team Ihre Einheit am Laufen halten kann.
Das Problem „Personalengpass“ ist ein Thema, das mittelfristig mit Ihrer Führungsebene zu lösen ist. Das Gespräch über Ihren Notfallplan ist ein Schritt auf dem Weg zur Lösung.
Wie Sie vorgehen, damit das gut für Sie läuft, besprechen wir im dritten und letzten Teil.
Beitrag wurde am 21.Juni 2023 auf LinkedIn veröffentlicht.
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