Vertretungszeiten mit vier Schritten souverän managen

Manchmal wird es eng. Da ist ein/e Kolleg/in im Urlaub und dann werden noch zwei krank. Plötzlich haben Sie neben Ihren noch die Aufgaben und Projekte von drei Kolleg/innen auf dem Tisch.

Bitte erst mal Luft holen. Das schmeißt Ihre Planung erst mal über den Haufen. Und das bedeutet: Sie brauchen eine neue. Ohne neue Planung fangen Sie bitte gar nicht erst an.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

… über die offenen Aufgaben. Das wird Sie etwas Zeit kosten. Ich verspreche Ihnen aber, dass die sehr gut investiert sein wird.

Ohne Überblick geht Ihre Fantasie spazieren. Sie vermuten dann zu viele oder zu wenige eilige Dinge. In einem Fall stellt Sie das unter Dauerdruck. Im anderen Fall gibt es irgendwann ein böses Erwachen.

Klären Sie also, welche Aufgaben an Ihrem und den drei anderen Plätzen zu tun sind und entscheiden Sie, welche Sie vorrangig angehen und welche Sie schieben werden. 

Sammeln Sie das schriftlich. Das hilft Ihnen bei der Bearbeitung und genauso bei Ihrem Gespräch mit Ihrer/m Chef/in, dem zweiten Schritt.

Schritt 2: Chef/in mit ins Boot holen

Auch wenn das ungeheuer unbeliebt ist, den/die Chef/in dazu zu holen, tun Sie es trotzdem. Versuchen Sie nicht den Eindruck zu erwecken: Alles Roger, das kriege ich schon hin.  

Lassen Sie die Verantwortung für das Team dort, wo sie hingehört: Auf den Schultern Ihrer/s Vorgesetzten.  

Besprechen Sie mit Ihrer/m Vorgesetzten, welche Aufgaben Sie mit hoher Priorität eingestuft haben. Informieren Sie auch darüber, dass Sie vorrangig diese Aufgaben bearbeiten und alles andere schieben werden.

Fragen Sie nach, ob das so in Ordnung ist, oder ob Sie andere Prioritäten setzen sollen.

Falls Sie jetzt schon absehen können, dass Sie die prioritären Aufgaben nicht alleine schaffen können, dann sagen Sie das unbedingt dazu.

Entweder sorgt Ihr/e Vorgesetzte/r für Entlastung, dann ist es gut. Wenn nicht, dann sind Sie Ihrer Verantwortung nachgekommen, frühzeitig darauf hinzuweisen.

Bitten Sie darum, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz entlastet werden, soweit das möglich ist. Z. B. dass Sie in dieser Zeit keinen Telefondienst übernehmen oder keine weiteren Aufgaben von Kollegen, für die Sie sonst zuständig sind.

Fühlen Sie mal kurz hinein, so als hätten Sie das Gespräch bereits getan. Wie fühlt es sich an?

Sind Sie erleichtert?! Ich vermute ja.

Aber Sie haben noch Sorge, dass trotzdem nichts unternommen wird? Das könnte passieren. Für Sie ist nur wichtig zu wissen: Sie haben Ihren Part bis hierhin sehr gut gespielt.

Sie haben Ihre/n Chef/in in die Verantwortung für diese Situation genommen.

Jetzt haben Sie Ihren roten Faden und gehen an die Arbeit.

So hat es einer meiner Kunden geschafft

Mein Kunde war schon seit Monaten im Überstundenmodus. Er blieb fünf Tage in der Woche abends länger, um die vielen kleinteiligen Aufgaben mit seinem Team zu schaffen. Dann wurde es noch enger. Als er sich bei mir meldete, fehlten in seinem Team 6 von 11 Mitarbeitenden.

Nach unserer Beratung machte er sich an seinen „Notfallplan“, wie er ihn nannte. Und den besprach er anschließend mit seiner nächsthöheren Vorgesetzten. Er erhielt dort grünes Licht: „Machen Sie es genau so“ war die Reaktion.

Dieser Notfallplan sah so aus: Er hatte für sich klargestellt, wir können nicht im Modus Normalbetrieb weiter machen, solange nicht mindestens acht Mitarbeiter anwesend wären. Bis dahin sollte der Notfallplan gelten. Das bedeutete: Es würden nur noch die Terminsachen bearbeitet und alles andere bliebe liegen. 

Dieser Plan wurde von „oben“ mitgetragen.

Diese Klärung brachte ihm die innere Ruhe und Gewissheit: Ich habe die Situation wieder im Griff.  Es fiel ihm leichter, die anderen Aufgaben für diese Zeit komplett auszublenden. Er wusste genau, wenn alle wieder da wären, dann würde sie sich daran machen.

Über das Thema Erholung in dieser stressigen Zeit sprachen wir auch. Doch dazu später.  

Schritt 3: Vertretungszeit ist Ausnahmezeit

Vertretungszeiten sind Ausnahmesituationen und kein „Normalbetrieb“. Definieren Sie deshalb Vertretungszeiten auch für sich selbst als Ausnahmezeiten.

In diesen Zeiten gelten Ausnahmeregeln. Darüber möchte ich jetzt mit Ihnen sprechen.

Passen Sie Ihre Ansprüche an

Wenn Sie sehr hohe Maßstäbe an Ihre Arbeitsergebnisse stellen, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Kurskorrektur. Das gilt zumindest für die Vertretungsphase. Ansonsten haben Sie ein zusätzliches Stressproblem.

Wenn Sie jemand sind, der normalerweise alles alleine schaffen möchte, dann lassen Sie in dieser Phase die Ausnahme zu. Es ist keine Schwäche, wenn Sie nach Unterstützung fragen, sondern Sie zeigen damit, dass Sie Ihre Verantwortung ernst nehmen.

Wenn Sie jemand sind, der nur perfekte Ergebnisse liefern will, dann lassen Sie zu, dass Ihre Ergebnisse mal „nur“ gut sind. Auch wenn Ihnen in dieser Zeit dadurch mal ein Fehler unterlaufen sollte. Mit Sicherheit lässt sich das korrigieren. Seien Sie da weniger streng mit sich als bislang.

Schritte 4: Mit guten Pausen über Wasser halten

Erholungspausen bringen Sie voran. Das gilt immer und ganz besonders, wenn Sie in einer Vertretungssituation sind. Trotzdem werden Pausen genau dann besonders oft nicht genommen. Dann liegt abends noch der angebissene Apfel auf dem Schreibtisch und die Teekanne ist noch voll.

Darunter leidet nicht nur Ihr Körper. Sie brauchen regelmäßig etwas zu Trinken und gute Verpflegung. Und Ihr Kopf braucht mentale Pausen. Pausen ohne Diensthandy und ohne Besprechung während dem Essen.

Planen Sie deshalb Ihre Erholungszeiten im Tagesablauf fest ein und tragen Sie sie als Termin in Ihren Kalender. Diese Termine dürfen Sie nur verschieben, nicht aber streichen.  

Das gleiche gilt für Ihren Feierabend. Planen Sie den als festen Termin in Ihrem Kalender ein und starten Sie dann wie geplant in den Feierabend.

Wenn Sie gut auf sich achten und versorgen, dann haben Sie viele Vorteile. Sie können sich nicht nur besser konzentrieren. Sie sind am Abend wesentlich weniger erschöpft. Probieren Sie das deshalb unbedingt mindestens eine Woche lang aus.

Beispiel meines Kunden

Bis dahin war es ihm schwergefallen, an sich zu denken im Anblick von so vielen offenen Aufgaben. Wir fanden einen Ausweg.

Er nahm sich vor: Ab sofort arbeite ich statt an fünf Tagen nur noch an drei Tagen die Woche länger. Damit ich fit bleibe, nehme ich meine Mittagspause so oft ich kann.

Und das setzte er sofort um. Er nutzte die längeren Abende für Sport und Ausgehen. Wenn er dann am nächsten Tag auf der Arbeit war, sagte er, ging es ihm den ganzen Tag lang gut. Einfach weil er wieder mal etwas Zeit für sich hatte. 

Sie schaffen das, wenn es Ihnen gut geht

Bei Rettungssanitätern gilt die Grundregel: Maßnahmen der eigenen Sicherheit gehen vor!  Bevor Sie also das Team „retten“ oder Ihren „Laden“, sorgen Sie erst mal für Ihr eigenes Wohlbefinden.  

Sie wissen jetzt wie Sie erfolgreich vorgehen:

1. Sie verschaffen sich den Überblick. Sie legen fest, welche Aufgaben Priorität haben und vorrangig dran sind und welche Aufgaben geschoben werden.
   
2. Sie holen sich dafür das O. K. Ihrer/s Chef/in oder eine klare andere Prioritätenregel ab und halten sich daran.
   
3. Sie arbeiten im Ausnahmemodus und legen „normale“ Maßstäbe an Ihre Arbeitsergebnisse an und spielen nicht „den Helden“.
   
4. Sie achten auf Ihre Pausen, damit Sie arbeitsfähig bleiben und weil sie wissen, dass es Ihnen auch in dieser Ausnahmesituation gut gehen darf und soll.

Ganz besonders bei Krankenvertretungen ist ungewiss, wann die Vertretung zu Ende sein wird. Stellen Sie sich darauf ein. Sonst laufen Sie Gefahr der/die nächste zu sein.

Mit diesen vier Schritten werden Sie die Vertretungszeit gut schaffen.

Ihre Karin Vittinghoff

Heute viel Freude im Job