Quaran­täne im Home­of­fice?

Arbeit gelassener schaffen | 2 Kommentare

Fünf Dinge, auf die Sie sich einstellen sollten, damit das mit dem Arbeiten gut klappt

Sie sind ins Home­of­fice gezwungen? Ihr Arbeit­geber hat Sie heim­ge­schickt, damit Sie sich nicht infi­zieren? Oder Sie sind (frei­willig) in Quaran­täne, um niemanden anzu­ste­cken? Ihr Job soll weiter­laufen, nur halt von zu Hause?!

Das bedeutet: Zwei Wochen oder länger nicht vor die Türe kommen. Es heißt, sich selbst und even­tuell Ihre Familie anders und mehr als sonst zu orga­ni­sieren in Bezug auf Gesund­heit, Versor­gung, Fami­lien- und Privat­zeit sowie auf Kontakte. 

In dieser Situa­tion von zu Hause aus produktiv für Ihren Job zu arbeiten, ist nicht ohne, aber machbar. Viel hängt davon ab, die Fall­stricke im Home­of­fice zu umgehen und zu versu­chen, das Beste aus diesem Ausnah­me­zu­stand zu machen. Dann kann es Ihnen sogar richtig Spaß machen!  

Seit 16 Jahren arbeite ich zeit­weise in meinem Home­of­fice. Zu Hause ist die Ablenk­bar­keit hoch, aber ich habe gelernt, dort genauso produktiv zu arbeiten wie in meinem Bera­tungs­büro.

Die größten Vorteile im Home­of­fice zu arbeiten sind, wenn Sie sie entspre­chend nutzen:

  • Sie können sich Ihre Zeit selbst einteilen,
  • sind nicht durch die übliche Büro­ge­schäf­tig­keit abge­lenkt
  • und verlieren keine Zeit für Fahrt­wege.

Die größten Heraus­for­de­rungen sind aus meiner Erfah­rung: Sie haben keine vorge­ge­bene zeit­liche Struktur und wenn Sie viel arbeiten oder — wie jetzt — ans Haus gefes­selt sind, kann dadurch die Decke schon mal schwer werden.

Dem entkommen Sie aber ganz schnell, indem Sie für eine passende (Zeit-)Struktur sorgen, für Abwechs­lung in den Aufgaben, ausrei­chend Kontakt und für eine gute Versor­gung.

Im Home­of­fice arbeiten heißt:

1. Morgens nicht pünkt­lich im Büro sein

Im Home­of­fice zu arbeiten spart Ihre Zeit: Kein langes Aufbre­zeln oder Büro­look anlegen, keine Zeit im Stau oder beim Warten auf die verspä­tete S‑Bahn, kein Abhetzen ins Büro. Das kann je nach Klamotte und Länge der Fahr­zeit schon mal eine satte Stunde oder mehr zusätz­liche Zeit ausma­chen.

Und hier lauert schon die erste Klippe: Die zeit­lich vorge­ge­bene Struktur fällt weit­ge­hend weg. Wenn Sie sich bei Gedanken ertappen wie „Ich kann ja später ins Bett gehen/später aufstehen/ausgiebig früh­stü­cken“ und Ähnli­ches, dann machen Sie sich bitte klar: Ihre Komfort­zone meldet sich gerade und wird sich durch­setzen, wenn…, ja, wenn Sie keinen anderen Plan haben. 

Die zweite Klippe: Zu Hause ist die innere Uhr auf „Privat­fee­ling“ einge­stellt. Wenig bis gar nichts erin­nert Sie an „Büro“. Da kann es ziem­lich schwer­fallen, in die Gänge zu kommen, den Anfang zu finden und produktiv zu werden. 

Deshalb unter­stützen Sie sich dabei, zu Hause in einen guten Büro­job­modus zu kommen und moti­viert anzu­fangen. So können und müssen da selber nach­helfen:   

Struktur und Abwechs­lung im Tages­ab­lauf hilft, die Moti­va­tion hoch­zu­halten

Machen Sie sich einen Plan! Legen Sie fest: Wann wollen Sie z. B. stun­den­weise arbeiten – wann Pausen machen – wann private Zeit für sich oder mit Ihrer Familie haben? Legen Sie das schrift­lich fest. Mit Ausnahme der Termine für Tele­fo­nate oder Video­kon­fe­renzen können Sie Ihre Zeit nun selbst einteilen. Das sollten Sie aus zwei Gründen unbe­dingt tun:

Erstens: Der Plan bringt eine produk­tive Struktur in Ihren Tag

Wenn Sie nicht planen, kann es Ihnen passieren, dass Sie im einen Moment Mails beant­worten und im nächsten Moment privat tele­fo­nieren.

Das Ende vom Lied ist: Sie haben von beidem nichts, weil sich das schlechte Gewissen meldet und sagt „Du soll­test jetzt eigent­lich arbeiten“ oder beim Arbeiten denken „Du soll­test jetzt deine Freundin/Mutter/… privat anrufen und Dich erkun­digen“.

Geben Sie allem seinen Platz und seine Zeit. So können Sie sich auf jedes einzeln einlassen und voll dabei sein. Das macht Sie zufrie­dener mit sich und der Welt.

Zwei­tens: Der Plan bringt Abwechs­lung in Ihren Tag

Ihre Moti­va­tion, anzu­fangen und bei der Sache zu bleiben ist umso größer, je klarer Sie wissen, was Sie an dem Tag machen wollen.  

Stellen Sie sich vor, wie es sich anfühlt, wenn …

  • Sie ausge­schlafen und gefrüh­stückt Ihre Arbeit im Home­of­fice zur geplanten Zeit beginnen.
  • Ihr Arbeits­platz vorbe­reitet ist und die Unter­lagen für die erste Aufgabe vor Ihnen liegen.
  • Sie Aufgaben, die viel Konzen­tra­tion brau­chen, im Wechsel mit Routi­ne­auf­gaben erle­digen, so wie es gerade am besten zu Ihrem Ener­gie­level passt.
  • Ihren Zeit­plan haben, wann Sie mit Kollegen/Vorgesetzen/Kunden direkt kommu­ni­zieren.
  • Sie wissen, wann Sie Pausen haben und wann Ihre arbeits­freien Zeiten.  

Planen Sie deshalb Ihre Tages­struktur – auch wenn sich raus­stellen sollte, dass Sie sie anpassen müssen. Es bewahrt Sie vor einem diffusen Wech­seln zwischen privater Zeit und Jobzeit, der schnell ein Zerris­sen­heits­ge­fühl hinter­lässt.

Testen Sie aus, wie viel Planung und Tages­struktur Ihnen guttun bzw. wie hoch der Anteil an Spontan-Entschlüssen für Sie sein muss.

Wenn Sie merken, es fällt Ihnen leicht, sich auf Ihre Aufgaben zu konzen­trieren und dabei nicht den Feier­abend zu verpassen – dann geht Ihr Plan auf!   

2. Idea­ler­weise unge­stört arbeiten

Unge­stört zu arbeiten heißt, schneller fertig werden mit Aufgaben, die viel Konzen­tra­tion verlangen. Doch das Ziel ist nicht, pausenlos hoch­kon­zen­triert zu arbeiten. Das wäre ein unrea­lis­ti­scher Anspruch. Besser ist es, mehrere Konzen­tra­ti­ons­blöcke am Tag einzu­richten.

Wo sind die Heraus­for­de­rungen im Home­of­fice?

Heraus­for­de­rung 1: Nonstop zu arbeiten. Ich weiß von Kunden im Home­of­fice, die nonstop arbeiten, weil es gerade gut läuft – das ist prima –, aber dann kein Ende finden, weil sie sich selbst keine Grenze gesetzt haben.

Die Folge ist, sie machen keine Pausen und versorgen sich schlecht bis gar nicht. Das ist die Schnell­straße zu einer Erschöp­fung, denn der Körper holt sich später die fehlende Auszeit zurück.

Heraus­for­de­rung 2: Sich selbst ablenken. Die Konzen­tra­tion auf die Arbeit ist in häus­li­cher Umge­bung sehr viel schwerer. Der Blick vom Arbeits­tisch fällt auf uner­le­digte Haus­ar­beit (z. B. die Bügel­wä­sche) oder es poppen private Nach­richten auf, die zum Lesen reizen, oder das Sofa lockt.

Anspruchs­volle Aufgaben und Routinen im Wechsel

Meine wich­tigste Empfeh­lung vorneweg: Quälen Sie sich nicht rum! Machen Sie Ihre Arbeits­etappen so kurz, wie Sie sich konzen­trieren können und weiten Sie die Zeiten stetig aus.

Limi­tieren Sie Ihre Konzen­tra­ti­ons­phasen: Ganz wunderbar geeignet ist dafür die soge­nannte Pomo­doro-Technik. Der Name ist von einem Küchen­timer in Form einer Tomate abge­leitet. Sie stellen ihn auf 25 Minuten. Im Anschluss machen Sie fünf Minuten Pause und arbeiten erneut 25 Minuten. Daran schließt sich eine 10-minü­tige Pause an.

Sie können irgend­einen Timer nutzen – die meisten haben einen im Smart­phone. Und wenn Sie keinen zur Hand haben, googlen Sie und laden sich einen kosten­losen Pomo­doro-Timer herunter.

Ich liebe diese kleinen Pausen, schon bevor sie beginnen. Ich weiß ganz genau, beim nächsten Klin­geln stehe ich auf und koche mir einen frischen Jasmintee. Und dann geht es weiter. Beim nächsten Mal gieße ich dann viel­leicht die Blumen oder schaue einfach aus dem Fenster.

Was ich in den Toma­ten­pausen nicht tue, ist, Mails zu lesen oder meinen Kopf ander­weitig zu beschäf­tigen. Die Wirkung ist fantas­tisch! Setze ich anschlie­ßend meine Arbeit fort, hat mein Kopf an der Sache heim­lich weiter­ge­ar­beitet und spru­delt mir die Ergeb­nisse nur so raus.

Bitte verzagen Sie nicht, wenn Sie zu Hause nicht sofort in den Arbeits­modus finden. Geben Sie sich Zeit!

Wech­seln Sie immer wieder ab mit Routi­ne­auf­gaben: Kein Mensch kann den ganzen Tag hoch­kon­zen­triert sein. Viel­leicht geht es Ihnen in den ersten Quaran­tä­netagen zu Hause im Home­of­fice sogar so, dass Sie froh sind, wenn es über­haupt klappt, sich mit Arbeit zu beschäf­tigten. Dann nehmen Sie sich Routi­ne­auf­gaben vor, wie z. B. Mail­be­ar­bei­tung.

Den Arbeits­platz möglichst ablen­kungs­frei halten: Arbeiten Sie nicht vom Sofa aus! Besser ist ein Esstisch oder eigener Arbeits­tisch, auf dem opti­ma­ler­weise nur Ihr Laptop und Ihre Unter­lagen liegen – sonst nichts.

Stellen Sie uner­le­digte Haus­ar­beit wie z. B. den Wäsche­korb aus Ihrem Blick­winkel und schalten Sie ablen­kende Signal­töne von einge­henden Mails oder Benach­rich­ti­gungen ab.

So schonen Sie die Energie, die Sie aufbringen, um sich zu konzen­trieren, ganz erheb­lich. Probieren das mal für sich aus und testen Sie, wie anstren­gend der Tag für Sie war im Vergleich zu einem Tag voller Ablen­kung.  

3. Wenn Ihre Familie auch in Quaran­täne ist

Bei Ihnen ist die ganze Familie zu Hause, so wie sonn­tags? Leider ist aber Werktag und Ihr Job soll weiter­laufen? Das ist selbst für fort­ge­schrit­tene Home­of­fice­ar­beiter eine heraus­for­dernde Situa­tion.

Heraus­for­de­rung 1: Ihr schlechtes Gewissen

In dieser Lage kann Ihr schlechtes Gewissen schnell Hoch­kon­junktur kriegen und Sie befeuern mit: „Ich muss jetzt für meine Familie da sein“ im Wechsel mit „Meine Termin­ar­beiten muss ich unbe­dingt fertig bekommen.“

Ihnen ist klar, dass Ihre Liebsten einen Lager­koller erleiden können, wenn sie nicht sinn­voll beschäf­tigt sind. Ob das ganz alleine Ihr Job ist, hängt davon ab, wie alt Ihre Kinder sind bezie­hungs­weise, ob Sie allein­er­zie­hend sind.

Heraus­for­de­rung 2: Ständig gestört werden „weil Sie zu Hause sind

Wer da ist, den kann man auch anspre­chen – so denken unsere Liebsten in häus­li­cher Umge­bung. Dass Ihr Kopf gerade dabei ist, den Quar­tals­be­richt zu erstellen, das sieht Ihnen keiner an.

Sollten Sie für jeder­mann leicht erreichbar am Esstisch im Wohn­zimmer sitzen, ist das wie eine Einla­dung Sie anzu­spre­chen à la „kannst du mal schnell …“.  

Heraus­for­de­rung 3: Klei­nere Kinder

Sie haben kleine Kinder, die nicht in den Kinder­garten oder die Schule dürfen und Freunde einladen geht grad schlecht? Dann ist Ihnen klar, dass entweder Sie oder Ihr/e Partner/in oder Sie beide zusammen, die Kleinen bespaßen und versorgen werden. Solange Ihre Kleinen auf sind, wird es also eng mit den Arbeits­stunden.

Klare Grenzen setzen gegen­über privaten Störungen

Klären Sie deshalb die Bedürf­nisse und Notwen­dig­keiten mit Ihrer Familie ab

Im opti­malen Fall können Sie sich mit Ihrem/r Partner/in abstimmen und zeit­ver­setzt arbeiten. So ist immer jemand bei den Kindern.

Sehr wahr­schein­lich werden Sie Ihre Arbeits­zeiten dadurch anders legen als im Büro. Die Frei­heit haben Sie jetzt und die sollten Sie unbe­dingt nutzen! Probieren Sie aus, was bei Ihnen gut funk­tio­niert.

Wichtig ist, dass alle wissen: Wann ist Fami­li­en­zeit bzw. wann über­nimmt Papa und wann über­nimmt Mama die gemein­same Zeit.

Setzten Sie Grenzen bei unge­be­tenen Störungen

Trotzdem werden Sie nicht ganz drum herum kommen, Grenzen zu setzen, wenn unge­be­tene Störungen kommen. Das fällt umso leichter, wenn Sie einen abge­trennten Arbeits­be­reich haben.  

Sollten Sie offen im Raum arbeiten, dann verein­baren Sie klare Regeln für die Zeiten, in denen Sie in Ihrem Home­of­fice arbeiten, wie z. B. „das Wohn­zimmer ist von 9 Uhr bis 12 Uhr für andere tabu.“

Springen Sie nicht sofort auf, wenn trotzdem jemand etwas von Ihnen will. Sie können sagen, wann Sie sich kümmern und wählen bitte als frühesten Zeit­punkt den Moment aus, an dem Sie mit Ihrem aktu­ellen Arbeits­schritt fertig sind. Damit sparen Sie Zeit, die Sie später bräuchten, um wieder mühsam anzu­knüpfen — und Ihre Liebsten kommen nicht zu kurz.  

Arbeiten, wenn die Kleinen schlafen

Haben Sie kleine Kinder und keine/n Partner/in für die Ablö­sung, dann sind Sie zu Hause in erster Linie Mutter/Vater und über­nehmen die komplette Kinder­be­treuung.

Ich sehe immer wieder junge Eltern mit ihrem Kind auf dem Schoß am PC „arbeiten“. Das ist für beide nicht schön. Das Kind wird irgend­wann zappelig und will sich bewegen. Die Mutter/der Vater kommt nicht voran, weil sie dauernd abge­lenkt sind.

Meine Empfeh­lung: Nehmen Sie Abstand von Multi­tas­king und akzep­tieren Sie den Full­timejob als Eltern­teil. Verlegen Sie Ihre Arbeit deshalb auf die Zeiten, wenn Ihre Kleinen schlafen. Also ganz früh morgens, in der Mittags­zeit und am frühen Abend.

4. Zwei Wochen wenig bis keine Sozi­al­kon­takte

Hier kommt das andere Extrem: Sie leben alleine und arbeiten jetzt auch noch von zu Hause aus. Das kann ein paar Tage mal ganz nett sein, außer den Nach­barn und der Kassie­rerin im Super­markt niemanden zu sehen.  

Aber nach drei Tagen ist es Ihnen viel­leicht zu ruhig und Ihnen fehlt einfach der „Flur­funk“, der Austausch mit Kollegen oder das Treffen mit Freunden. Weil die Begeg­nungen jetzt nicht mehr zufällig entstehen, können Sie sich ein paar Menschen „raus­pi­cken“.

Finden Sie das rich­tige Maß an Kontakt

Kurz­nach­richten sind nett, um in hekti­schen Zeiten vonein­ander zu hören. Jetzt in Quaran­täne würde ich Ihnen aber (kleine) Einheiten mit inten­siven Kontakten empfehlen. Damit meine ich eben keine Kurz­nach­richten auf Whatsapp, sondern z. B. Video­ge­spräche per Skype, Face­time, Zoom oder ähnli­chem.

Mit wem würden Sie heute gerne spre­chen? Auf wen würden Sie sich freuen? Verab­reden Sie sich mit den Menschen, die Ihnen gut tun und Freude machen oder an den Ihnen einfach viel liegt.

Wider­stehen Sie bitte der Versu­chung, ständig auf der Lauer zu liegen, ob jemand etwas gepostet oder Kurz­nach­richten geschickt hat. Das kann einen kurzen Kick geben, der aber nicht anhält. Was bleibt, ist ein Gefühl des Wartens und Erwar­tens sowie halb­fer­tige Aufgaben, von denen Sie sich ständig haben abbringen lassen.   

Mit dem Team Kontakt halten

Welches Maß an Kontakt und Fach­aus­tausch brau­chen Sie mit Ihrem Team? Natür­lich werden Sie sich per E‑Mail austau­schen und auf die Distanz zusam­men­ar­beiten. Viel­leicht macht es Sinn, ein tägli­ches kurzes Update per Telefon oder Video­kon­fe­renz zu verein­baren.

Damit bleiben Sie im Austausch und sind durch die virtu­ellen Treffen auf dem Laufenden.

5. Sonn­tags­fee­ling  — sieben Tage die Woche

Sonn­tags haben Sie keinen Zeit­plan, so vermute ich mal. Man lebt ein wenig in den Tag und hat das ein oder andere vor, das man später auf jeden Fall tun wird. Solche Tage finde ich kostbar, weil die Uhrzeit eine unter­ge­ord­nete Rolle spielt. Herrscht dieses Gefühl aller­dings in Quaran­täne vor, werden Sie schwer auf die nötige „Betriebs­tem­pe­ratur“ kommen.

Sonn­tags­fee­ling und Arbeits­modus sind Gegen­sätze, die einander brau­chen.

Halten Sie Ihren bewährten Rhythmus bei!

Zu Beginn meiner Selb­stän­dig­keit fand ich es total privi­le­giert, aufstehen zu können, wann ich wollte. Aber ich kam schnell dahinter, dass das einfach nur blöd ist.

Ich bin ein Morgen­mensch und kann an einem Vormittag viel bewegen. Seitdem nutze ich genau diese Zeit und nehme mir die Frei­heit, um halb sechs morgens aufzu­stehen, wenn ich es für richtig halte.

Ich arbeite in der Regel an fünf Tagen die Woche. Es gibt zwei Tage, die anders sind. Für mich sind das weiterhin der Samstag und der Sonntag. Und weil es diese festen freien Zeiten gibt, mache ich das, was ich tue, nach wie vor gerne und bin zufrieden mit mir als meiner eigenen Chefin.

Sie sind jetzt auch Ihr eigener Chef oder Ihre eigene Chefin. Nehmen Sie diese Rolle an und über­nehmen Sie die Verant­wor­tung dafür, dass Sie Ihre komplette Arbeits­or­ga­ni­sa­tion selbst regeln.

Betriebs­tem­pe­ratur durch „Arbeits­kla­motte“

Arbeiten Sie gerne in Jogging­hose und Haus­lat­schen? Ist Ihnen mal aufge­fallen, wie sich eine Jogging­hose auf Ihr Verhalten auswirkt? Sie agieren vermut­lich weniger formell und höchst­wahr­schein­lich ZU locker als das für Ihren Busi­ness­kon­text ange­sagt wäre.

Auch wenn es niemand sieht: Die Klamot­ten­wahl hat großen Einfluss darauf, wie Sie in Ihrem Home­of­fice agieren.

Ziehen Sie sich ordent­liche Büro­kla­motten an, in denen Sie sich wohl­fühlen. Die rich­tige Klamotte erfüllt damit zwei wich­tige Anker­punkte:

  • Sie trennen bewusst Ihre Arbeits­zeit von Ihrer Privat­zeit.
  • Und Sie können merken, wie Ihr innerer Motor hoch­fährt und sich auf Arbeit einstellt.

Sie haben ein anderes Stan­ding bei geschäft­li­chen Gesprä­chen und können besser aus Ihrer beruf­li­chen Rolle heraus agieren.

Ich wechsle derzeit sehr flexibel zwischen meinem Bera­tungs­büro und meinem Home­of­fice. Meine Kunden­ter­mine sind meis­tens online und liegen vor allem am Nach­mittag und Abend.

In Kombi mit meinem frühen Morgen für Projekt­ar­beit und Admi­nis­tra­tion, komme ich auf zwei bis drei Stunden Siesta am Mittag. Für mich, meine Familie und meinen Job ist das die beste Eintei­lung.  

Gelun­genes Home­of­fice gibt ein Gefühl von Norma­lität zurück

Das Home­of­fice ist keine spaß­freie Zone, im Gegen­teil. Durch Struktur und Ihre indi­vi­du­elle Planung ist alles drin.

Die gelun­gene Arbeit im Home­of­fice kann Ihnen ein Gefühl von Norma­lität zurück­geben. Das tut auch Ihnen gut — unter­stelle ich mal — in Zeiten in denen so vieles in Frage gestellt ist.

Ihre Karin Vitting­hoff

Viel Erfolg und bleiben Sie gesund!

2 Kommentare

  1. Ingrid Brzoska

    Liebe Karin, die Idee mit der Video­bot­schaft ist genial. Tolle und prak­ti­sche Tipps. Ich persön­lich beginne zur Zeit meinen Tag mit Yoga. Und im Laufe des Tages medi­tire ich. Und dann gehe ich auch mal an die frische Luft. Garten­ar­beit macht den Kopf frei. Ich wünsche Dir einen wunder­schönen Tag. Alles Liebe. Ingrid

    Antworten
    • Karin Vittinghoff

      Liebe Ingrid, danke Dir sehr. Genieße weiter Deine unfrei­wil­lige freie Zeit und bleib gesund. Alles Liebe Karin

      P.S. Die Video­bot­schaft ging exklusiv an meinen Freude-am-Job-Letter-Leser/innen

      Antworten

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