Fünf Dinge, auf die Sie sich einstellen sollten, damit das mit dem Arbeiten gut klappt

Sie sind ins Homeoffice gezwungen? Ihr Arbeitgeber hat Sie heimgeschickt, damit Sie sich nicht infizieren? Oder Sie sind (freiwillig) in Quarantäne, um niemanden anzustecken? Ihr Job soll weiterlaufen, nur halt von zu Hause?!

Das bedeutet: Zwei Wochen oder länger nicht vor die Türe kommen. Es heißt, sich selbst und eventuell Ihre Familie anders und mehr als sonst zu organisieren in Bezug auf Gesundheit, Versorgung, Familien- und Privatzeit sowie auf Kontakte. 

In dieser Situation von zu Hause aus produktiv für Ihren Job zu arbeiten, ist nicht ohne, aber machbar. Viel hängt davon ab, die Fallstricke im Homeoffice zu umgehen und zu versuchen, das Beste aus diesem Ausnahmezustand zu machen. Dann kann es Ihnen sogar richtig Spaß machen!  

Seit 16 Jahren arbeite ich zeitweise in meinem Homeoffice. Zu Hause ist die Ablenkbarkeit hoch, aber ich habe gelernt, dort genauso produktiv zu arbeiten wie in meinem Beratungsbüro.

Die größten Vorteile im Homeoffice zu arbeiten sind, wenn Sie sie entsprechend nutzen:

• Sie können sich Ihre Zeit selbst einteilen,
• sind nicht durch die übliche Bürogeschäftigkeit abgelenkt
• und verlieren keine Zeit für Fahrtwege.

Die größten Herausforderungen sind aus meiner Erfahrung: Sie haben keine vorgegebene zeitliche Struktur und wenn Sie viel arbeiten oder – wie jetzt – ans Haus gefesselt sind, kann dadurch die Decke schon mal schwer werden.

Dem entkommen Sie aber ganz schnell, indem Sie für eine passende (Zeit-)Struktur sorgen, für Abwechslung in den Aufgaben, ausreichend Kontakt und für eine gute Versorgung.

Im Homeoffice arbeiten heißt:

1. Morgens nicht pünktlich im Büro sein

Im Homeoffice zu arbeiten spart Ihre Zeit: Kein langes Aufbrezeln oder Bürolook anlegen, keine Zeit im Stau oder beim Warten auf die verspätete S-Bahn, kein Abhetzen ins Büro. Das kann je nach Klamotte und Länge der Fahrzeit schon mal eine satte Stunde oder mehr zusätzliche Zeit ausmachen.

Und hier lauert schon die erste Klippe: Die zeitlich vorgegebene Struktur fällt weitgehend weg. Wenn Sie sich bei Gedanken ertappen wie „Ich kann ja später ins Bett gehen/später aufstehen/ausgiebig frühstücken“ und Ähnliches, dann machen Sie sich bitte klar: Ihre Komfortzone meldet sich gerade und wird sich durchsetzen, wenn…, ja, wenn Sie keinen anderen Plan haben. 

Die zweite Klippe: Zu Hause ist die innere Uhr auf „Privatfeeling“ eingestellt. Wenig bis gar nichts erinnert Sie an „Büro“. Da kann es ziemlich schwerfallen, in die Gänge zu kommen, den Anfang zu finden und produktiv zu werden. 

Deshalb unterstützen Sie sich dabei, zu Hause in einen guten Bürojobmodus zu kommen und motiviert anzufangen. So können und müssen da selber nachhelfen:   

Struktur und Abwechslung im Tagesablauf hilft, die Motivation hochzuhalten

Machen Sie sich einen Plan! Legen Sie fest: Wann wollen Sie z. B. stundenweise arbeiten – wann Pausen machen – wann private Zeit für sich oder mit Ihrer Familie haben? Legen Sie das schriftlich fest. Mit Ausnahme der Termine für Telefonate oder Videokonferenzen können Sie Ihre Zeit nun selbst einteilen. Das sollten Sie aus zwei Gründen unbedingt tun:

Erstens: Der Plan bringt eine produktive Struktur in Ihren Tag

Wenn Sie nicht planen, kann es Ihnen passieren, dass Sie im einen Moment Mails beantworten und im nächsten Moment privat telefonieren.

Das Ende vom Lied ist: Sie haben von beidem nichts, weil sich das schlechte Gewissen meldet und sagt „Du solltest jetzt eigentlich arbeiten“ oder beim Arbeiten denken „Du solltest jetzt deine Freundin/Mutter/… privat anrufen und Dich erkundigen“.

Geben Sie allem seinen Platz und seine Zeit. So können Sie sich auf jedes einzeln einlassen und voll dabei sein. Das macht Sie zufriedener mit sich und der Welt.

Zweitens: Der Plan bringt Abwechslung in Ihren Tag

Ihre Motivation, anzufangen und bei der Sache zu bleiben ist umso größer, je klarer Sie wissen, was Sie an dem Tag machen wollen.  

Stellen Sie sich vor, wie es sich anfühlt, wenn …

• Sie ausgeschlafen und gefrühstückt Ihre Arbeit im Homeoffice zur geplanten Zeit beginnen.
• Ihr Arbeitsplatz vorbereitet ist und die Unterlagen für die erste Aufgabe vor Ihnen liegen.
• Sie Aufgaben, die viel Konzentration brauchen, im Wechsel mit Routineaufgaben erledigen, so wie es gerade am besten zu Ihrem Energielevel passt.
• Ihren Zeitplan haben, wann Sie mit Kollegen/Vorgesetzen/Kunden direkt kommunizieren.
• Sie wissen, wann Sie Pausen haben und wann Ihre arbeitsfreien Zeiten.  

Planen Sie deshalb Ihre Tagesstruktur – auch wenn sich rausstellen sollte, dass Sie sie anpassen müssen. Es bewahrt Sie vor einem diffusen Wechseln zwischen privater Zeit und Jobzeit, der schnell ein Zerrissenheitsgefühl hinterlässt.

Testen Sie aus, wie viel Planung und Tagesstruktur Ihnen guttun bzw. wie hoch der Anteil an Spontan-Entschlüssen für Sie sein muss.

Wenn Sie merken, es fällt Ihnen leicht, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und dabei nicht den Feierabend zu verpassen – dann geht Ihr Plan auf!   

2. Idealerweise ungestört arbeiten

Ungestört zu arbeiten heißt, schneller fertig werden mit Aufgaben, die viel Konzentration verlangen. Doch das Ziel ist nicht, pausenlos hochkonzentriert zu arbeiten. Das wäre ein unrealistischer Anspruch. Besser ist es, mehrere Konzentrationsblöcke am Tag einzurichten.

Wo sind die Herausforderungen im Homeoffice?

Herausforderung 1: Nonstop zu arbeiten. Ich weiß von Kunden im Homeoffice, die nonstop arbeiten, weil es gerade gut läuft – das ist prima –, aber dann kein Ende finden, weil sie sich selbst keine Grenze gesetzt haben.

Die Folge ist, sie machen keine Pausen und versorgen sich schlecht bis gar nicht. Das ist die Schnellstraße zu einer Erschöpfung, denn der Körper holt sich später die fehlende Auszeit zurück.

Herausforderung 2: Sich selbst ablenken. Die Konzentration auf die Arbeit ist in häuslicher Umgebung sehr viel schwerer. Der Blick vom Arbeitstisch fällt auf unerledigte Hausarbeit (z. B. die Bügelwäsche) oder es poppen private Nachrichten auf, die zum Lesen reizen, oder das Sofa lockt.

Anspruchsvolle Aufgaben und Routinen im Wechsel

Meine wichtigste Empfehlung vorneweg: Quälen Sie sich nicht rum! Machen Sie Ihre Arbeitsetappen so kurz, wie Sie sich konzentrieren können und weiten Sie die Zeiten stetig aus.

Limitieren Sie Ihre Konzentrationsphasen: Ganz wunderbar geeignet ist dafür die sogenannte Pomodoro-Technik. Der Name ist von einem Küchentimer in Form einer Tomate abgeleitet. Sie stellen ihn auf 25 Minuten. Im Anschluss machen Sie fünf Minuten Pause und arbeiten erneut 25 Minuten. Daran schließt sich eine 10-minütige Pause an.

Sie können irgendeinen Timer nutzen – die meisten haben einen im Smartphone. Und wenn Sie keinen zur Hand haben, googlen Sie und laden sich einen kostenlosen Pomodoro-Timer herunter.

Ich liebe diese kleinen Pausen, schon bevor sie beginnen. Ich weiß ganz genau, beim nächsten Klingeln stehe ich auf und koche mir einen frischen Jasmintee. Und dann geht es weiter. Beim nächsten Mal gieße ich dann vielleicht die Blumen oder schaue einfach aus dem Fenster.

Was ich in den Tomatenpausen nicht tue, ist, Mails zu lesen oder meinen Kopf anderweitig zu beschäftigen. Die Wirkung ist fantastisch! Setze ich anschließend meine Arbeit fort, hat mein Kopf an der Sache heimlich weitergearbeitet und sprudelt mir die Ergebnisse nur so raus.

Bitte verzagen Sie nicht, wenn Sie zu Hause nicht sofort in den Arbeitsmodus finden. Geben Sie sich Zeit!

Wechseln Sie immer wieder ab mit Routineaufgaben: Kein Mensch kann den ganzen Tag hochkonzentriert sein. Vielleicht geht es Ihnen in den ersten Quarantänetagen zu Hause im Homeoffice sogar so, dass Sie froh sind, wenn es überhaupt klappt, sich mit Arbeit zu beschäftigten. Dann nehmen Sie sich Routineaufgaben vor, wie z. B. Mailbearbeitung.

Den Arbeitsplatz möglichst ablenkungsfrei halten: Arbeiten Sie nicht vom Sofa aus! Besser ist ein Esstisch oder eigener Arbeitstisch, auf dem optimalerweise nur Ihr Laptop und Ihre Unterlagen liegen – sonst nichts.

Stellen Sie unerledigte Hausarbeit wie z. B. den Wäschekorb aus Ihrem Blickwinkel und schalten Sie ablenkende Signaltöne von eingehenden Mails oder Benachrichtigungen ab.

So schonen Sie die Energie, die Sie aufbringen, um sich zu konzentrieren, ganz erheblich. Probieren das mal für sich aus und testen Sie, wie anstrengend der Tag für Sie war im Vergleich zu einem Tag voller Ablenkung.  

3. Wenn Ihre Familie auch in Quarantäne ist

Bei Ihnen ist die ganze Familie zu Hause, so wie sonntags? Leider ist aber Werktag und Ihr Job soll weiterlaufen? Das ist selbst für fortgeschrittene Homeofficearbeiter eine herausfordernde Situation.

Herausforderung 1: Ihr schlechtes Gewissen

In dieser Lage kann Ihr schlechtes Gewissen schnell Hochkonjunktur kriegen und Sie befeuern mit: „Ich muss jetzt für meine Familie da sein“ im Wechsel mit „Meine Terminarbeiten muss ich unbedingt fertig bekommen.“

Ihnen ist klar, dass Ihre Liebsten einen Lagerkoller erleiden können, wenn sie nicht sinnvoll beschäftigt sind. Ob das ganz alleine Ihr Job ist, hängt davon ab, wie alt Ihre Kinder sind beziehungsweise, ob Sie alleinerziehend sind.

Herausforderung 2: Ständig gestört werden „weil Sie zu Hause sind“

Wer da ist, den kann man auch ansprechen – so denken unsere Liebsten in häuslicher Umgebung. Dass Ihr Kopf gerade dabei ist, den Quartalsbericht zu erstellen, das sieht Ihnen keiner an.

Sollten Sie für jedermann leicht erreichbar am Esstisch im Wohnzimmer sitzen, ist das wie eine Einladung Sie anzusprechen à la „kannst du mal schnell …“.  

Herausforderung 3: Kleinere Kinder

Sie haben kleine Kinder, die nicht in den Kindergarten oder die Schule dürfen und Freunde einladen geht grad schlecht? Dann ist Ihnen klar, dass entweder Sie oder Ihr/e Partner/in oder Sie beide zusammen, die Kleinen bespaßen und versorgen werden. Solange Ihre Kleinen auf sind, wird es also eng mit den Arbeitsstunden.

Klare Grenzen setzen gegenüber privaten Störungen

Klären Sie deshalb die Bedürfnisse und Notwendigkeiten mit Ihrer Familie ab

Im optimalen Fall können Sie sich mit Ihrem/r Partner/in abstimmen und zeitversetzt arbeiten. So ist immer jemand bei den Kindern.

Sehr wahrscheinlich werden Sie Ihre Arbeitszeiten dadurch anders legen als im Büro. Die Freiheit haben Sie jetzt und die sollten Sie unbedingt nutzen! Probieren Sie aus, was bei Ihnen gut funktioniert.

Wichtig ist, dass alle wissen: Wann ist Familienzeit bzw. wann übernimmt Papa und wann übernimmt Mama die gemeinsame Zeit.

Setzten Sie Grenzen bei ungebetenen Störungen

Trotzdem werden Sie nicht ganz drum herum kommen, Grenzen zu setzen, wenn ungebetene Störungen kommen. Das fällt umso leichter, wenn Sie einen abgetrennten Arbeitsbereich haben.  

Sollten Sie offen im Raum arbeiten, dann vereinbaren Sie klare Regeln für die Zeiten, in denen Sie in Ihrem Homeoffice arbeiten, wie z. B. „das Wohnzimmer ist von 9 Uhr bis 12 Uhr für andere tabu.“

Springen Sie nicht sofort auf, wenn trotzdem jemand etwas von Ihnen will. Sie können sagen, wann Sie sich kümmern und wählen bitte als frühesten Zeitpunkt den Moment aus, an dem Sie mit Ihrem aktuellen Arbeitsschritt fertig sind. Damit sparen Sie Zeit, die Sie später bräuchten, um wieder mühsam anzuknüpfen – und Ihre Liebsten kommen nicht zu kurz.  

Arbeiten, wenn die Kleinen schlafen

Haben Sie kleine Kinder und keine/n Partner/in für die Ablösung, dann sind Sie zu Hause in erster Linie Mutter/Vater und übernehmen die komplette Kinderbetreuung.

Ich sehe immer wieder junge Eltern mit ihrem Kind auf dem Schoß am PC „arbeiten“. Das ist für beide nicht schön. Das Kind wird irgendwann zappelig und will sich bewegen. Die Mutter/der Vater kommt nicht voran, weil sie dauernd abgelenkt sind.

Meine Empfehlung: Nehmen Sie Abstand von Multitasking und akzeptieren Sie den Fulltimejob als Elternteil. Verlegen Sie Ihre Arbeit deshalb auf die Zeiten, wenn Ihre Kleinen schlafen. Also ganz früh morgens, in der Mittagszeit und am frühen Abend.

4. Zwei Wochen wenig bis keine Sozialkontakte

Hier kommt das andere Extrem: Sie leben alleine und arbeiten jetzt auch noch von zu Hause aus. Das kann ein paar Tage mal ganz nett sein, außer den Nachbarn und der Kassiererin im Supermarkt niemanden zu sehen.  

Aber nach drei Tagen ist es Ihnen vielleicht zu ruhig und Ihnen fehlt einfach der „Flurfunk“, der Austausch mit Kollegen oder das Treffen mit Freunden. Weil die Begegnungen jetzt nicht mehr zufällig entstehen, können Sie sich ein paar Menschen „rauspicken“.

Finden Sie das richtige Maß an Kontakt

Kurznachrichten sind nett, um in hektischen Zeiten voneinander zu hören. Jetzt in Quarantäne würde ich Ihnen aber (kleine) Einheiten mit intensiven Kontakten empfehlen. Damit meine ich eben keine Kurznachrichten auf Whatsapp, sondern z. B. Videogespräche per Skype, Facetime, Zoom oder ähnlichem.

Mit wem würden Sie heute gerne sprechen? Auf wen würden Sie sich freuen? Verabreden Sie sich mit den Menschen, die Ihnen gut tun und Freude machen oder an den Ihnen einfach viel liegt.

Widerstehen Sie bitte der Versuchung, ständig auf der Lauer zu liegen, ob jemand etwas gepostet oder Kurznachrichten geschickt hat. Das kann einen kurzen Kick geben, der aber nicht anhält. Was bleibt, ist ein Gefühl des Wartens und Erwartens sowie halbfertige Aufgaben, von denen Sie sich ständig haben abbringen lassen.   

Mit dem Team Kontakt halten

Welches Maß an Kontakt und Fachaustausch brauchen Sie mit Ihrem Team? Natürlich werden Sie sich per E-Mail austauschen und auf die Distanz zusammenarbeiten. Vielleicht macht es Sinn, ein tägliches kurzes Update per Telefon oder Videokonferenz zu vereinbaren.

Damit bleiben Sie im Austausch und sind durch die virtuellen Treffen auf dem Laufenden.

5. Sonntagsfeeling  – sieben Tage die Woche

Sonntags haben Sie keinen Zeitplan, so vermute ich mal. Man lebt ein wenig in den Tag und hat das ein oder andere vor, das man später auf jeden Fall tun wird. Solche Tage finde ich kostbar, weil die Uhrzeit eine untergeordnete Rolle spielt. Herrscht dieses Gefühl allerdings in Quarantäne vor, werden Sie schwer auf die nötige „Betriebstemperatur“ kommen.

Sonntagsfeeling und Arbeitsmodus sind Gegensätze, die einander brauchen.

Halten Sie Ihren bewährten Rhythmus bei!

Zu Beginn meiner Selbständigkeit fand ich es total privilegiert, aufstehen zu können, wann ich wollte. Aber ich kam schnell dahinter, dass das einfach nur blöd ist.

Ich bin ein Morgenmensch und kann an einem Vormittag viel bewegen. Seitdem nutze ich genau diese Zeit und nehme mir die Freiheit, um halb sechs morgens aufzustehen, wenn ich es für richtig halte.

Ich arbeite in der Regel an fünf Tagen die Woche. Es gibt zwei Tage, die anders sind. Für mich sind das weiterhin der Samstag und der Sonntag. Und weil es diese festen freien Zeiten gibt, mache ich das, was ich tue, nach wie vor gerne und bin zufrieden mit mir als meiner eigenen Chefin.

Sie sind jetzt auch Ihr eigener Chef oder Ihre eigene Chefin. Nehmen Sie diese Rolle an und übernehmen Sie die Verantwortung dafür, dass Sie Ihre komplette Arbeitsorganisation selbst regeln.

Betriebstemperatur durch „Arbeitsklamotte“

Arbeiten Sie gerne in Jogginghose und Hauslatschen? Ist Ihnen mal aufgefallen, wie sich eine Jogginghose auf Ihr Verhalten auswirkt? Sie agieren vermutlich weniger formell und höchstwahrscheinlich ZU locker als das für Ihren Businesskontext angesagt wäre.

Auch wenn es niemand sieht: Die Klamottenwahl hat großen Einfluss darauf, wie Sie in Ihrem Homeoffice agieren.

Ziehen Sie sich ordentliche Büroklamotten an, in denen Sie sich wohlfühlen. Die richtige Klamotte erfüllt damit zwei wichtige Ankerpunkte:

• Sie trennen bewusst Ihre Arbeitszeit von Ihrer Privatzeit.
• Und Sie können merken, wie Ihr innerer Motor hochfährt und sich auf Arbeit einstellt.

Sie haben ein anderes Standing bei geschäftlichen Gesprächen und können besser aus Ihrer beruflichen Rolle heraus agieren.

Ich wechsle derzeit sehr flexibel zwischen meinem Beratungsbüro und meinem Homeoffice. Meine Kundentermine sind meistens online und liegen vor allem am Nachmittag und Abend.

In Kombi mit meinem frühen Morgen für Projektarbeit und Administration, komme ich auf zwei bis drei Stunden Siesta am Mittag. Für mich, meine Familie und meinen Job ist das die beste Einteilung.  

Gelungenes Homeoffice gibt ein Gefühl von Normalität zurück

Das Homeoffice ist keine spaßfreie Zone, im Gegenteil. Durch Struktur und Ihre individuelle Planung ist alles drin.

Die gelungene Arbeit im Homeoffice kann Ihnen ein Gefühl von Normalität zurückgeben. Das tut auch Ihnen gut – unterstelle ich mal – in Zeiten in denen so vieles in Frage gestellt ist.

Ihre Karin Vittinghoff

Viel Erfolg und bleiben Sie gesund!