Die drei wirk­samsten Schritte bei Konflikten für konstruk­tive Gespräche

Konflikte friedlich beilegen | 0 Kommentare

Was tun, wenn ein Kollege Sie beim Chef ange­schwärzt hat?

Ein Kollege hat hinter Ihrem Rücken beim Chef schlecht über Ihre Arbeits­leis­tung gespro­chen? Das ist natür­lich super ärger­lich. Vor allem dann, wenn Sie das erst mitbe­kommen weil der Chef Ihnen Vorhal­tungen macht, Sie würden zu langsam arbeiten und sollen jetzt mal voran machen.  

So geschehen einer Kundin von mir. Die war furchtbar sauer und weil alles sehr schnell ging und ohne Vorwar­nung auf dem Flur statt­fand, stand sie da und konnte so schnell gar nichts erwi­dern. Verär­gert und zerknirscht rief sie mich an. Sie wollte das nicht auf sich sitzen lassen.

Was würden Sie in dieser Situa­tion tun?

Würden Sie zum Chef gehen und ihm erzählen, dass das gar nicht stimmt? Würde er Ihnen das glauben? Und wenn ja, wären Sie damit zufrieden? Vermut­lich nicht wirk­lich. Was schmerzt, ist, dass Sie gar nicht erst um Ihre Ansicht gebeten wurden. Ihr Chef hat die Ansicht der Kollegin unge­prüft über­nommen.

Mit dem Chef spre­chen?

Meine Kundin wollte auf jeden Fall mit Ihrem Chef spre­chen und darum kämpfen, diesen Vorwurf, sie würde zu langsam arbeiten, aus der Welt zu schaffen.

Wenn Sie eine ähnliche Situa­tion haben, dann ist mein erster Tipp: Gehen Sie nicht spontan zum Chef. Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. 

Sonst stehen Sie am Ende da und versu­chen sich zu recht­fer­tigen oder, wenn alles nichts hilft, schießen Sie evt. gegen den Kollegen. Fühlen Sie da ruhig mal einen Moment hinein. Das fühlt sich nicht wirk­lich gut an?!

Ich finde, Recht­fer­tigen oder Anklagen von Kollegen fühlt sich nicht gut an. Deshalb: Schlafen Sie erst mal ein, zwei Nächte drüber bis der Ärger sich etwas gelegt hat.

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Die drei wirk­samsten Schritte für konstruk­tive Gespräche

Schritt 1: Die Planung
Bereiten Sie das Gespräch vom Ende her vor

Beant­worten Sie sich diese Fragen:

  • Was will ich wirk­lich errei­chen?
  • Was soll nach dem Gespräch konkret anders, vor allem besser sein als jetzt?

Ein Gespräch vom Ende her vorbe­reiten heißt: Sie klären vorher sehr genau, wie das Ergebnis aussehen soll. Von diesem Ziel her leitet sich alles weitere, was Sie tun und sagen werden, ab. Damit schaffen Sie gute Voraus­set­zungen, dass Sie bewusst und unbe­wusst auf Ihr Ziel zusteuern.

Beant­worten Sie sich die Frage: Wie soll das Gespräch verlaufen bzw. welche Ergeb­nisse soll es für Sie bringen, damit Sie zufrieden aus dem Gespräch raus gehen können?

Im Fall meiner Kundin war die Antwort: Ich will, dass der Chef mich im rechten Licht sieht. Ich möchte, dass er weiß, dass ich einen guten Job mache. Mir gefällt es gut hier und ich möchte gerne bleiben. Deshalb hoffe ich, dass er meinen Vertrag in drei Monaten verlän­gert. Das war ein klares Ziel und es stand viel auf dem Spiel für sie.

Schritt 2: Konkret werden
Was spricht für Ihre Sicht­weise?

Beant­worten Sie sich diese Fragen

  • Was spricht konkret für Ihre Sicht­weise
  • Wie wirkt sich das positiv für Ihre Kollegen/Kunden/Firma aus?

Beschreiben Sie sehr konkret, wie Sie Ihr Ziel errei­chen könnten. Es reicht nicht zu sagen „Chef, ich arbeite gar nicht langsam. Ich beeile mich doch den ganzen Tag und lasse sogar die Pausen ausfallen.“ Auch wenn das alles stimmt, klingt das mehr nach einem Flehen als über­zeu­gend. Und ich gebe zu, dieser Schritt mit dem Konkret­werden, ist nicht ganz einfach. Deshalb verrate ich Ihnen, wie meine Kundin es heraus­ge­funden hat.

Frage an meine Kundin „Sie machen einen guten Job. Das ist prima. Und was heißt das konkret? Wo und wie äußert sich das genau?“

Da beginnt sie zu erzählen: „Die Kunden­zu­frie­den­heit steht bei mir an erster Stelle, die ist mir sehr wichtig.“

Frage an meine Kundin: „Prima, und woran merken das die Kunden?“

Jetzt beginnt meine Kundin zu spru­deln und sie berichtet, wie sie dafür sorgt, dass sie den mehr­stu­figen Liefer­pro­zess für die Kunden genau­es­tens an deren Bedürf­nisse anpasst und mit den Produk­ti­ons­zeiten koor­di­niert und deshalb nie Rekla­ma­tionen wegen Termin­über­schnei­dungen erhält – weder aus ihrem Haus noch von den Kunden selbst. Dafür nimmt sie sich einen Moment mehr Zeit bei der Planung, als ihre Kolle­ginnen das tun.

Aha. Jetzt ist glas­klar, was meine Kundin damit meint, dass bei ihr die Kunden­zu­frie­den­heit das wich­tigste ist. Meine Antwort dazu: Genauso können Sie das Ihrem Chef sagen.

Schritt 3: Gespräch führen und nach­fragen

  • Fragen Sie nach einem Gesprächs­termin
  • Schil­dern Sie Ihre Sicht­weise und die Vorteile für Ihre Kollegen/Kunden/Firma
  • Fragen Sie nach, ob das für Ihre/n Chef/in OK ist.

Verein­baren Sie mit Ihrer/m Chef/in, ein Gespräch weil Sie gerne noch etwas zu diesem Thema sagen möchten. Stellen Sie Ihre Arbeitsauffassung/Sichtweise dar und nennen Sie möglichst konkrete Beispiele, um zu zeigen, wie sich Ihre Auffas­sung positiv in Ihrem Team/für die Kunden/für die Firma auswirkt.

Und dann fragen Sie nach: „Sind Sie mit diesem Vorgehen einver­standen oder möchten Sie, dass ich lieber anders vorgehe?“

Meine Kundin machte es so (Kurz­fas­sung): „Mir ist die Kunden­zu­frie­den­heit beson­ders wichtig. Deshalb koor­di­niere ich die Schnitt­stelle Produk­tion und Liefer­ter­mine sehr genau. Das dauert etwas länger. Ich vermeide damit Nach­ar­beiten oder Kunden­be­schwerden. Sind Sie mit diesem Vorgehen einver­standen oder wünschen Sie andere Prio­ri­täten auf dieser Stelle?“

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Jetzt seien Sie mal kurz Chef/in

Und nun versetzen Sie sich einmal für einen Moment in die Lage eines Vorge­setzten. Worte wie: Kunden­zu­frie­den­heit, vermeide Nach­ar­beiten, Vorteile für die Kollegen u. ä. — sind Wohl­klänge in den Ohren der meisten Chefs.

Da sitzt eine Mitar­bei­terin vor Ihnen, die Kunden­zu­frie­den­heit ganz groß schreibt. Würde Ihnen das gefallen? Wenn Sie die Aufgabe als Vorge­setzter ausfüllen, ganz sicher! Und wenn Sie andere Prio­ri­täten oder Verbes­se­rungs­mög­lich­keiten sehen, dann ist das DIE Gele­gen­heit mit ihr darüber zu spre­chen. Ihre Mitar­bei­terin hat Sie gefragt und Sie können sicher sein, dass Sie Ihnen zuhört.

Hand aufs Herz: Wollen Sie diese Mitar­bei­terin gehen lassen oder lieber Ihren Vertrag verlän­gern? 

Mit gut vorbe­rei­teten Gesprä­chen errei­chen Sie Ihre Ziele

Damit Sie Ihre Ziele errei­chen, gehen Sie immer gut sortiert in das Gespräch. Holen Sie sich Hilfe. Viel­leicht können Sie eine Freundin zu Rate ziehe, die Ihnen die Fragen der drei Schritte immer wieder stellt, bis Sie selbst sagen: „Jetzt hab ichs! So kann ich es machen.“

Mit diesen drei Schritten werden Sie nicht zum Bitt­steller, recht­fer­tigen sich nicht und schwärzen niemanden an. Statt­dessen schaffen Sie gute Voraus­set­zungen für ein erfolg­rei­ches Gespräch.

Was hat meine Kundin erreicht?

Ihr Vorge­setzter reagierte sehr positiv auf ihre Initia­tive. Er ließ durch­bli­cken, dass er an dem Tag etwas voreilig gehan­delt hatte, als er ihr vorwarf, zu langsam zu arbeiten. Auch war es ihm wichtig zu betonen, dass jeder seinen Arbeits­stil habe und dass das für ihn o. k. sei.

Eine Woche später erfuhr meine Kundin, dass die Verlän­ge­rung ihres Vertrages in die Wege geleitet war.

Bleibt noch die Frage, wie mit dem Kollegen umgehen, der alles ins Rollen brachte? Meine Kundin sah das entspannt, da dieser Kollege für seine Spon­tan­ak­tionen bekannt war.

Solche Gespräche kosten Mut

Ihr/e Chef/in weiß, dass solche Gespräche Mut kosten und dass Sie deswegen etwas aufge­regt sind. Ich kann Ihnen aus den zahl­rei­chen Bera­tungen mit Vorge­setzten sagen, dass auch Vorge­setzte bei solchen Gesprä­chen oft etwas ange­spannt sind.

Es macht also nichts, wenn Sie sich Ihren Zettel mit in das Gespräch nehmen. So stellen Sie sicher, dass Sie das sagen, was Sie wirk­lich sagen wollen und dass Sie nichts Wich­tiges vergessen.

Ihre Karin Vitting­hoff

P.S. Behan­deln Sie sich gut

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