Sie wollen als Führungskraft Mitarbeitenden ansprechen, um die Sie sich Sorgen machen? Sorgen machen, weil etwa die Leistung seit einigen Wochen sehr schwankt, sich deutlich verschlechtert hat oder weil Sie das Verhalten als ungewohnt gereizt bis aggressiv erleben.
Leistungs- und Stimmungsschwankungen bei Mitarbeitenden anzusprechen, ist ein sensibles Thema. In diesem Beitrag erhalten Sie konkrete Tipps dazu, wie Sie gute Voraussetzungen für ein gelungenes Gespräch schaffen.
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Ihre Rolle als Führungskraft ist weder Retten noch Tadeln
Es ist gut, wenn Sie das Gespräch bislang noch hinaus gezögert haben, weil Sie sich über Ihre Rolle vielleicht noch im Unklaren waren. Rollenklarheit ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass das Gespräch einen guten Verlauf nehmen wird:
- Sie können nichts verschlimmern, wenn Sie fair bleiben und nichts unterstellen, wie z. B. Absicht oder private Probleme.
- Sie kommen in kein „Helfen müssen um jeden Preis“, wenn Sie im Gespräch von Problemen erfahren, sofern Sie sich klar machen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht retten müssen, sondern deren Eigenverantwortung respektieren.
- Sie dürfen und müssen das Gespräch suchen und damit Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen.
Nehmen Sie sich vor, das Gespräch behutsam und gleichzeitig entschlossen zu führen.
Behutsam ansprechen
Behutsam ansprechen heißt, dass Sie das Gespräch in geschütztem Rahmen und auf Augenhöhe führen:
- Betonen Sie, was Sie an Ihrem Mitarbeiter wertschätzen und bislang positiv wahrgenommen haben. Vermitteln Sie, dass Sie jetzt besorgt sind, weil das Verhalten sich in manchen Punkten verändert hat. Überlegen Sie sich vorher konkrete Beispiele, die Sie nennen können. Etwa:
„Ihre Arbeit ist in letzter Zeit nicht immer fehlerfrei z. B. im Fall x“, „Ich kann mich auf Ihre Pünktlichkeit nicht mehr wie bisher verlassen wie im Fall z.“ - Halten Sie sich zurück und äußern Sie auf keinen Fall Vermutungen über mögliche Hintergründe, wie z. B. „Sie leiden sicher unter der Trennung Ihrer Frau“ oder „Sie haben möglicherweise einen Burnout.“
- Fragen Sie stattdessen nach, was los ist. Danach ist Ihr Mund geschlossen und Ihre Ohren sind weit offen. Sie hören sich an, was Ihr Mitarbeiter Ihnen sagen möchte. Widerstehen Sie dem Versuch, direkt etwas zu erwidern. Das ist umso schwerer, wenn Sie hören, dass Ihr Mitarbeiter so viel Arbeit auf dem Tisch hat, dass er buchstäblich am Absaufen ist. Auch wenn Sie das erst mal nicht nachvollziehen können sollten: Menschen schätzen es, wenn man sie ernst nimmt. Deshalb nehmen Sie das, was Sie hören, bitte ernst. Damit erleichtern Sie den weiteren Gesprächsverlauf.
Wenn Sie Bescheid wissen, was Ihren Mitarbeiter drückt, dann heißt das nicht, dass Sie nun automatisch alles tun müssen, um ihm zu helfen und zu entlasten. Damit würden Sie Ihren Mitarbeiter zum Opfer und sich selbst zum Retter machen. Aus dem gleichen Grund müssen Sie sich nicht alle Details z. B. eines privaten Problems anhören. Sie sind der/die Chef/in und kein Psychotherapeut. Sie dürfen durchaus unterbrechen und das Gespräch zurück auf Kurs lenken.
Fragen Sie nach, ob Ihr Mitarbeiter sich schon überlegt hat, wie die Überlastung gemildert werden kann. Auch das hören Sie sich bitte erst mal an. Die Gefahr ist groß, hier reflexhaft etwas abzulehnen, wie z. B. der Wunsch, vorübergehend von einem Projekt entbunden zu werden oder zwei Tage von zu Hause zu arbeiten, um sich um besser um den kranken Partner zu kümmern.
Entschlossen bleiben
Entschlossen heißt, indem Sie Ihre eigene Erwartungshaltung klar haben und freundlich übermitteln.
Überlegen Sie sich vor dem Gespräch, wie Sie sich die positive Zukunft wünschen. Sie wünschen sich vielleicht, dass Sie sich wieder blind darauf verlassen können, dass Ihr Mitarbeiter Abgabetermine einhält und dass die Fehlerhäufigkeit auf Ausnahmen beschränkt bleiben.
Auch wenn Sie den Weg dorthin erst noch finden müssen: Setzen sich das Minimalziel, mit Ihrem Mitarbeiter darin überein zu kommen, dass Sie beide diese positive Zukunft anstreben.
- Prüfen Sie bitte sorgfältig, wo und wie Sie Ihrem Mitarbeiter entgegen kommen können und bieten Sie das an, was Sie tun können.
- Im Gegenzug vergessen Sie bitte nicht die Frage, was Ihr Mitarbeiter für dieses gemeinsame Ziel tun wird. Leider wird diese zweite Frage häufig vergessen, und das führt zu Nachteilen auf beiden Seiten: Ihr Mitarbeiter wird damit zum „Bittsteller“. Und Sie haben das ungute Gefühl, für das „Problem Überlastung“ alleine aufzukommen, ohne zu wissen, ob und wann die Maßnahme etwas bringen wird.
Für Entlastung sorgen, ist keine Einbahnstraße!
Bleiben Sie am Ball!
Führen Sie weitere Gespräche. Kurz und zielgerichtet dürfen sie sein. Klären Sie, wo Sie stehen und was die Maßnahmen schon gebracht haben. Sie kennen das ja vielleicht schon aus BEM-Gesprächen (BEM = Betriebliches Eingliederungsmanagement).
Ob Sie gemeinsam das Ziel erreichen, d. h. Ihr Mitarbeiter eine Entlastung erfährt und wieder zuverlässig arbeitet, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Denken Sie bitte daran, dass Sie als Führungskraft nur bedingt eingreifen können. Achten Sie auf die positiven Veränderungen und machen Sie, wenn nötig, weiter deutlich, dass Sie sich eine Verbesserung der Situation wünschen. Bleiben Sie am Ball.
Holen Sie sich Unterstützung
In einem Blogartikel lässt sich natürlich nur ein Überblick geben, wie Sie solche nicht alltäglichen Gespräche führen können. Wenn Sie Beratung für einen konkreten Fall brauchen oder Unterstützung suchen, dann melden Sie sich gerne. Wählen Sie einen freien Termin in meinem E‑Kalender und wir besprechen gemeinsam, was ich für Sie tun kann.
Heute viel Freude im Job
Ihre Karin Vittinghoff
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