Darum geht's hier
Wie Sie als Führungskraft Ihr Team wirkungsvoll entlasten.
Als Führungskraft mit Team kennen Sie die Situation: Es gibt sehr viel zu tun, und Ihr Team stöhnt unter der Arbeitslast. Sie würden gerne für Entlastung sorgen, wissen aber nicht wie.
Es ist sinnvoll und oft der erstbeste Schritt, unnötige Belastungen zu reduzieren. Dazu gehören u.a. Reibungen aufgrund unklarer Zuständigkeiten oder ungünstige Arbeitsabläufe.
Ebenso wirkungsvoll ist es, die Ressourcen Ihres Teams im Blick zu haben und diese stark zu machen. Wie Sie das machen und welche Hebel Sie dafür haben, darum geht es in diesem Beitrag.
Wie belastet ist Ihr Team?
Bevor wir loslegen: Haben Sie überhaupt Handlungsbedarf? Deshalb steigen wir ein mit einem Schnell-Check von vier Symptomen für belastete Teams:
- Ihre Mitarbeitenden verhalten sich weniger kooperativ in der Zusammenarbeit als früher. Heißt z. B., Ihre Mitarbeitenden sind weniger bereit als früher, eine eilige Arbeit zwischen zu schieben.
- Sie haben einen anhaltend hohen Krankenstand im Team.
Das kann verschiedene Ursachen haben. Aber; Ein hoher Krankenstand kommt nicht selten vor, wenn das Teamklima schlecht ist. - Häufig werden Arbeiten fehlerhaft oder verspätet ausgeführt.
Das kann ein Hinweis auf schlechte Zusammenarbeit im Team sein. - Sie sind für Ihre Mitarbeitenden schwer erreichbar.
In diesem Fall ist Ihr Team oft auf sich alleine gestellt und muss aufkommende Probleme irgendwie ohne Sie regeln.
Wenn Sie sagen „Nein, das habe ich nur in Ansätzen mal in meinem Team. Die Regel ist das nicht.“ Wunderbar, dann läuft schon vieles gut bei Ihnen. Lesen Sie dennoch weiter und machen Sie sich bewusst, was es genau ist, was Sie da gut machen, um es dann ganz mit Absicht zu tun und auszubauen.
Wenn Sie sagen „Ja, in meinem Team gibt es einige dieser Belastungssymptome,“ dann „bleiben Sie dran“ und lesen Sie weiter und erfahren mehr zu Ihrem Handlungsspielraum in dieser Situation.
Nicht allein die hohen Anforderungen sind entscheidend
„Nicht alleine die hohen Anforderungen entscheiden darüber, ob Beschäftigte an ihre Grenzen kommen. Ganz entscheiden ist, welche Ressourcen und Unterstützungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz bestehen, um die hohen Anforderungen gut zu bewältigen.„
Das ist ein zentrales Ergebnis der umfangreichen Befragungen unter 20.000 Beschäftigten aller Branchen durch die BAUA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin).
Das leuchtet auch sofort ein. In einer Umgebung des Miteinanders laufen wir zur Hochform auf. Es macht Freude sich zu engagieren und gemeinsam Ziele zu erreichen. Anders in einem muffeligen Umfeld, wo wir ständig an Grenzen stoßen und nicht weiter kommen mit unserer Arbeit weil die Zusammenarbeit ins Stocken gerät oder uns Informationen fehlen.
Die drei wirksamsten Stresspuffer am Arbeitsplatz
Die drei Stresspuffer sind wohlbekannt, werden als solche aber kaum gewürdigt und beachtet. Und das sind sie:
- Wertschätzung und Anerkennung
- Hilfe und Unterstützung am Arbeitsplatz und
- Handlungsspielraum.
Auf dieser Folie aus meinen Führungskräfteseminaren sehen Sie auch Prozentzahlen. Das sind Ergebnisse der Beschäftigtenumfragen der BAUA. Sie zeigen in Prozent, wie viel Beschäftigte diese Stresspuffer an ihrem Arbeitsplatz erleben.
Schön, dass Sie da sind – Stresspuffer Wertschätzung und Anerkennung
Wir lieben es alle: Freundlich gegrüßt und mit dem Namen angesprochen zu werden, einfach das Gefühl zu haben, da freut sich jemand, mich zu sehen. Mit diesen Umgangsformen drücken wir Wertschätzung für die andere Person aus. Das ist eine Grundlage für soziales Wohlbefinden im privaten wie im beruflichen Umfeld!
Genauso ist es mit der Leistung. Sich anstrengen und Leistung zeigen, darf und soll positiv auffallen. Wenn sich einer Ihrer Mitarbeitenden fast ein Bein ausgerissen hat, um z. B. noch kurzfristig eine Präsentation zu erstellen, dann muss das auch gewürdigt werden. Diese Anerkennung sollte immer zeitnah kommen. Wenn Sie konkret benennen, was Sie anerkennen, klingt es auch nicht nach Honig schmieren.
Der Stresspuffer Wertschätzung für die Person und Anerkennung für Leistung ist das Fundament für eine längerfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.
Viel Luft nach oben – Stresspuffer Unterstützung
Keiner weiß alles. Wie schön ist es da, Teil eines Teams zu sein, in dem man sich gegenseitig unterstützt und weiterhilft mit Rat und mit Tat. Das erspart zeitraubende Umwege, und viel mehr als das: Es gibt Beschäftigten das stärkende Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein.
Unterstützung von Kollegen und gute Zusammenarbeit im Team erleben immerhin 80% der Beschäftigten. Dieser Wert ist seit Jahren erfreulich hoch.
Dagegen liegt die Unterstützung durch Vorgesetzte seit Jahren bei zu niedrigen 60%. Mitarbeitende werden hier regelrecht alleine gelassen.
Vorgesetzte werden gebraucht, wenn es z. B. um grundlegende fachliche Fragen geht, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben geht, wenn es um die Lösung von neuen Problemen geht und auch bei Spannungen im Team.
40% der Vorgesetzten scheinen dafür nicht erreichbar zu sein oder werden zumindest von Beschäftigten als nicht hilfreich eingestuft, wenn es um berufliche Fragestellungen geht.
Als Führungskraft sind Sie natürlich nicht allwissend und haben nicht auf alles Antworten parat. Darauf kommt es auch nicht an. Es geht darum, dass Sie ansprechbar sind und sich in ihrer Rolle an der Lösung dieser Fragen adäquat beteiligen.
„Gute Zusammenarbeit reduziert Stressbelastungen deutlich.“ Das ist ein weiteres Fazit der BAUA. Hilfe und Unterstützung fördern das Gruppenklima und reduzieren den Stress, weil alle wissen und erleben: Ich bin nicht auf mich alleine gestellt, sondern Teil einer starken Gemeinschaft!
Wo drückt der Schuh in Ihrem Team?
Mehr selbstbestimmtes Arbeiten – Stresspuffer Handlungsspielraum
Sich die Arbeit selbst einteilen können ist ein Stück Freiheit. Das bedeutet z. B. selbst zu entscheiden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden oder auch wann man in die Pause geht. Rund 35% der Beschäftigten können das nicht selbst bestimmen.
Rund 70% der Beschäftigten haben dazu keinen Einfluss auf die Arbeitsmenge. Sie können nicht steuern, was rein kommt bzw. was auf ihrem Tisch landet.
Das sind dicke Brocken an Fremdbestimmung, die von Beschäftigten als eine tagtägliche Belastung empfunden wird. Eingezwängt sein in starre Abläufe oder willkürliche, von anderen gesetzte Pausenzeiten, produziert bei Beschäftigten das Gefühl, Opfer von Umständen zu werden.
Handlungsspielraum wirkt stressreduzierend. Beschäftigte, die ihre Arbeitsabläufe mitgestalten und passend machen können, erleben sich aktiv und gestaltend oder neudeutsch: selbstwirksam. Hier liegt ein hohes noch ungenutztes Potential.
Stresspuffer in Ihrem Team hochfahren
Wertschätzung, Unterstützung und Handlungsspielraum sind die drei großen Stresspuffer, damit der Stress im Team spürbar runter fährt und Teams arbeitsfähig bleiben. Sie als Führungskraft haben großen Anteil daran, dass diese Ressourcen gestärkt werden.
Die Frage ist jetzt: Wie können Sie diesen Einfluss nutzen?
Mein Tipp: Starten Sie mit drei Fragen zur Selbstreflexion:
- Wie wertschätzen Sie Mitarbeitende?
- Wie und wann können Mitarbeitende sich direkt an Sie wenden?
- Wie selbständig können die Mitarbeitenden in Ihrem Team agieren?
Und dann gehen Sie in die Umsetzung. Ich gebe Ihnen ein paar Anregungen, wie Sie vorgehen können.
Leben Sie es vor
Freundliche Chefs haben freundliche Teams. Das ist meine Beobachtung und kein wissenschaftlich hinterlegtes Zitat. Mitarbeitende adaptieren Verhalten von Führungskräften, ob ihnen das bewusst ist oder nicht. Besonders deutlich wird das beim Pausenverhalten. Aber ich will nicht abschweifen.
Unterschätzen Sie bitte nicht Ihre Vorbildfunktion. Grüßen Sie morgens, wenn Sie kommen bzw. im virtuellen Meeting? Verteilen Sie Ihre freundliche Aufmerksamkeit auf Ihr Team, so dass sich alle von Ihnen willkommen und gewertschätzt fühlen können?
Denken Sie z. B. an Geburtstage? Das ist keine Pi..kram, sondern ein Ausdruck von Wertschätzung. Es geht dabei nicht um stundenlanges Feiern, sondern um eine herzliche Gratulation und eine gute Gelegenheit, sich persönlich zu erkundigen.
Ich bin für Euch da
Auch Ihr Tag wird zerpflückt sein von Besprechungen und Terminen. Und Sie werden froh sein, wenn Sie einmal an einer Sache länger als 10 Minuten dran bleiben können. Zeiten des ungestörten Arbeitens sind wertvoll und sollten nicht unnötig weiter fragmentiert werden durch Fragen aus Ihrem Team.
Es ist nicht notwendig, jeden Moment für Beschäftigte erreichbar zu sein. Es genügt, wenn Sie täglich erreichbar sind und Ihre Beschäftigten wissen, wann das ist oder was sie tun müssen, um Sie direkt zu erreichen.
Sagen Sie Ihrem Team, wann und wie Sie für Fragen erreichbar sind. Das ist für alle im Team ein gutes Signal, zeigt es doch: Ich bin für Euch da, wenn Ihr mich braucht.
Rollenklarheit
Handlungsspielraum ist eine Voraussetzung dafür, dass Mitarbeitende im Rahmen ihres Aufgabengebietes einigermaßen selbstständig agieren können.
Wie ist das in Ihrem Team? Wartet da einer auf den anderen oder weiß jeder, was seine Aufgabe ist und wo diese endet?
Werfen Sie die nächsten Wochen mal einen Blick darauf, ob alle im Team ihre Aufgaben und Zuständigkeiten klar vor Augen haben. Ebenso die Schnittstellen zu Kollegen im Team und zu anderen Teams.
Schulter klopfen
An der Arbeitsmenge können Sie als Führungskraft nur begrenzt drehen. Wie Sie und Ihr Team miteinander arbeiten, ob die Stresspuffer ihre Wirkung entfalten, darauf haben Sie als Führungskraft sehr wohl einen großen Einfluss.
Wenn Sie sagen „Davon machen ich schon das meiste“, herzlichen Glückwunsch dazu. Klopfen Sie sich mal auf die Schulter. Auch diese Erkenntnis ist wichtig und stärkt das Vertrauen in die eigene Führungskompetenz.
Gleichzeitig wissen Sie nun, an welchen Stellschrauben Sie noch weiter drehen können, um Ihr Team trotz hoher Arbeitsbelastung entlasten können. Viel Erfolg dabei!
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