Team am Absaufen – Was bisher geschah (in Teil 1 + 2)

In Teil 1: Sofortmaßnahmen für Teamleiter, damit Ihr Laden geordnet weiterlaufen kann

Ausgangslage: Ihrem Team fehlt die Hälfte der Leute wegen Urlaub, Krankheit oder weil Stellen nicht besetzt sind. Wir haben festgestellt: „Das kriegen wir hin“ ist mehr als eine Haltung. Es ist eine Absicht, der ein konkreter Plan folgen muss.

Deshalb haben wir den Zustand in Ihrem Team nüchtern analysiert, den Ausnahmezustand anhand von vier Kriterien ermittelt und mit Ihrem Team eine konkrete Bestandsaufnahme vorgenommen.

In Teil 2: Navigieren Sie Ihr Team durch den Engpass

Zeiten mit starker Unterbesetzung sind Ausnahmezustände, auch wenn sie längere Zeit andauern und erfordern eine Art Notfallplan. Darin regeln Sie, welche Aufgaben Vorrang haben und welche geschoben werden.

In Teil 2 haben Sie die Hauptaufgaben Ihres Teams freigelegt und darauf basierend einen Notfallplan erstellt, der Sie und Ihr Team gut durch den Engpass navigieren soll. Dieser Notfallplan erfüllt fünf zentrale Aufgaben: Er

1. fokussiert Ihr Team auf die Kernaufgaben,
2. zeigt die Grenzen des Machbaren auf,
3. lastet das Team gut aus, ohne es zu überfordern,
4. zeigt Flagge im Haus sowie gegenüber Ihren Kunden und
5. ist die Basis für den Rückenwind „von oben“.

Bitte denken Sie daran: Es geht dabei nicht um eine perfekt formulierte Vorlage oder ähnliches. Für den nächsten Schritt reicht es zunächst aus, wenn Sie das stichwortartig festhalten. 

Inhalte Teil 3:

Ihr Gang in die „obere“ Etage 

• Sie klären auf, mit welchen Schwierigkeiten Sie und Ihr Team zu kämpfen haben.
• Sie erinnern an die gemeinsamen Ziele.
• Sie präsentieren Ihren Notfallplan und fragen nach.

Halten Sie Ihr Team-Schiff auf Kurs

• Ihr Team-Schiff langfristig in Balance bringen.
• SOS funken: Wenn Ihr Team „lebenswichtige“ Funktionen nicht mehr schafft.

Ihr Gang in die „obere“ Etage

Jetzt ist der Moment gekommen, sich Rückenwind „von oben“ einzuholen und das Gespräch mit Ihrer nächsthöheren Führungsebene zu suchen. Das tun Sie aus drei Gründen:

1. Sie brauchen die Verantwortung für diese Misere nicht alleine zu schultern.  
2. Es gehört zu Ihrem Job, als Teamleiter/in darüber zu informieren, dass es eine ernste Schieflage in Ihrem Team gibt und zu welchen Konsequenzen das führt.
3. Sie schaffen die Basis für Gespräche über eine langfristige Balance im Team.

Der Personalzuschnitt ist in der Regel so eng, dass bei ungeplanten Ausfällen schnell eine Schieflage entsteht. Das ist das Risikos dieser Personalplanung, die Teil der Geschäftspolitik Ihres Hauses ist und somit nicht in Ihrer persönlichen Verantwortung als Teamleiter/in liegt.

Ihr Job ist es jedoch, dafür zu sorgen, dass diese Schieflage gut gemanagt wird.

Deshalb informieren Sie Ihre Führung sehr konkret über die Konsequenzen der aktuellen Unterbesetzung und legen im weiteren Gespräch Ihren Notfallplan vor, der aufzeigt, wie es Ihnen gelingen kann, mit der reduzierten Mannschaft die Hauptaufgaben des Teams umsetzen.

Ihr drei-Schritte-Plan für das Gespräch

1. Sie klären über die Schieflage und die Konsequenzen für Ihren Geschäftsbetrieb auf.
2. Sie erinnern an die gemeinsamen Ziele.
3. Sie präsentieren Ihren Notfallplan, und fragen nach.

1. Sie klären auf, mit welchen Schwierigkeiten Sie und Ihr Team zu kämpfen haben

Sie gehen bitte nicht davon aus, dass „meine nächsthöheren Führungskräfte doch wissen was das heißt, dass wir mit der Hälfte der Mannschaft auskommen müssen“.

Sondern: Sie präsentieren, was das konkret für Ihre Kunden oder Patienten heißt und was es für Sie und für Ihr Team bedeutet, tagtäglich unterbesetzt zu arbeiten. Beschreiben Sie das kurz und prägnant an Beispielen, wie es sich auswirkt.

2. Sie erinnern an die gemeinsamen Ziele

Die Basis Ihres Gesprächs und Ihrer Vereinbarungen sind die gemeinsamen Ziele.

Wenn Sie die nicht parat haben, dann fragen Sie sich: Was soll durch die Arbeit Ihres Teams für das Haus erreicht werden und welches sind die daraus abgeleiteten Hauptaufgaben Ihres Teams?

Schauen Sie gerne nochmal in Teil 2. Dort haben wir gemeinsam sortiert.

Sie fordern nicht dieses und jenes – wie Sie das vielleicht bislang getan haben.

Warum nicht?

Weil Sie damit sehr wahrscheinlich entweder auf taube Ohren stoßen oder wortreiche Erklärungen ernten, warum das nicht geht. Sie stünden da wie ein zurückgewiesener Bittsteller. Eine sehr unangenehme Vorstellung, die Sie nicht verdient haben!

Sondern: Sie tragen vor, dass Sie sich auf diese Ziele konzentriert und daraus einen Notfallplan erstellt haben, damit sie trotz Unterbesetzung erreicht werden können.   

3. Sie präsentieren Ihren Notfallplan und fragen nach

Ihr Notfallplan ist der zum jetzigen Zeitpunkt passende Plan, um Ihr Team auf Kurs zu halten und dafür zu sorgen, dass die Hauptaufgaben umgesetzt werden. Das sind die Vorteile.

Die Nachteile sind, dass ein Teil der Aufgaben geschoben oder gar nicht bearbeitet werden. Beschreiben Sie auch diese Konsequenzen für interne und externe Kunden.

Setzen Sie Ihre nächste Führungsebene jedoch nicht vor vollendete Tatsachen!

Sondern: Fragen Sie nach, ob Sie die richtige Prioritätensetzung vorgenommen haben. Wenn „ja“, dann haben Sie jetzt grünes Licht zum weiteren Vorgehen. Wenn „nein“, nehmen Sie Anpassungen vor und legen Sie dann los!

Zur Erinnerung das Praxisbeispiel:

Die Nachteile, die entstehen, wie z. B. längere Wartezeiten, müssen kommuniziert werden. Klären Sie mit Ihrer Führung: wer vermittelt das und wie.    

Reporten Sie in den nächsten Wochen unaufgefordert nach „oben“, was funktioniert und wo Sie mit Zustimmung von „oben“ nachjustieren müssen.

Ganz wichtig: nicht nur das, was NICHT funktioniert, auch die Erfolgserlebnisse dürfen Sie mit „oben“ teilen. Ihre Führung trägt den Plan mit und darf sich auch an den Rosinen freuen.

Halten Sie Ihr Team-Schiff auf Kurs

Sie werden jetzt vielleicht einwenden: Der Notfallplan löst mein Personalproblem nicht auf Dauer!

Da stimme ich Ihnen zu. Ihr Notfallplan ist „nur“ ein Rettungsboot.

Nach dem Gespräch kann Ihre Führung nicht mehr so tun, als wüsste sie nicht, welche negativen Folgen durch den Personalengpass für das Haus entstehen.

Wenn Ihre Führung einen guten Job macht, dann sind die Weichen für eine Anpassung Ihrer Team-Ressourcen in der Zukunft gestellt!

Das Team-Schiff langfristig in Balance bringen

Ihr Notfallplan navigiert Ihr Team durch den Engpass damit es nicht absäuft.

Mittelfristig brauchen Sie sehr wahrscheinlich andere Lösungen, um die Schieflage von Anforderungen auf der einen und der Ressourcen auf der anderen Seite wiederherzustellen.

Ihre Führung ist durch Ihr „Aufklären und managen statt Fordern“ sehr wahrscheinlich neu sensibilisiert für die Konsequenzen der knappen Personalpolitik.

Nutzen Sie das für weitere Gespräche mit dem Ziel, einen Weg zu finden, Ihr Team-Schiff mittel- und langfristig auf stabilen Kurs zu bringen.

Das kann bedeutet: mehr Personal. Es kann aber auch bedeuten: Den Aufgabenzuschnitt und die Arbeitsmenge an die Teamgröße anzupassen.

Empfehlenswert ist es auch, eine Analyse vorzunehmen um festzustellen, ob es betriebliche Gründe gibt, die zu den Ausfallzeiten geführt haben. Wenn Ihnen eine psychische Gefährdungsbeurteilung vorliegt, haben Sie bereits erste Hinweise, denen Sie nachgehen sollten.

Oder laden Sie meinen Schnell-Check für Teamleiter/innen „Psychische Belastungen im Team einschätzen“ herunter:

SOS funken: Wenn Ihr Team „lebenswichtige“ Funktionen nicht mehr schafft

Sollte es trotz Notfallplan und guten Absichten nicht gelingen, die „lebenswichtigen“ Funktionen im Team aufrecht zu halten, klären Sie bitte rechtzeitig evt. Haftungsfragen.  

Ich kann keine Rechtsberatung geben, möchte Sie jedoch auf folgendes aufmerksam machen:

Wenn aufgrund der Arbeitsüberlastung Sachschäden oder gesundheitlichen Schäden in Ihrem Team oder gegenüber Dritten entstehen, können ggf. finanzielle Ersatzansprüche oder arbeitsrechtliche Maßnahmen die Folge sein.  

Durch eine rechtzeitige „Überlastungsanzeige“ informieren Sie ganz offiziell Ihre nächsthöhere Führungsebene und schützen sich vor evt. arbeits- und strafrechtlichen Konsequenzen wie z. B.  Abmahnung, Schadensersatz oder Kündigung.

Ahoi und viel Freude im Job

Ihre Karin Vittinghoff

Dieser Beitrag wurde am 19.07.2023 auch auf LinkedIn veröffentlicht

Der Beitrag Land unter im Team – Teil 3: Rückenwind von „oben“ ohne zu Jammern oder als Bittsteller dazustehen erschien zuerst auf Wieder Freude am Job.

Team am Absaufen – Was bisher geschah (in Teil 1)

Ihrem Team fehlt die Hälfte der Leute wegen Urlaub, Krankheit oder weil Stellen nicht besetzt sind.  Ihre bisherige Devise „Das kriegen wir hin – Ärmel hoch und abends länger bleiben“ droht bereits Ihre und die Gesundheit der noch anwesenden Teammitglieder zu ruinieren.

Wir haben festgestellt: „Das kriegen wir hin“ ist mehr als eine Haltung: es ist eine Absicht, der ein konkreter Plan folgen muss.

Deshalb haben wir den Zustand in Ihrem Team nüchtern analysiert und den Ausnahmezustand anhand von vier Kriterien ermittelt.

Anschließend haben Sie mit Ihrem Team eine konkrete Bestandsaufnahme vorgenommen.

Jetzt ist der Moment gekommen, Ihre Navigation anzupassen: mit dem „Notfallplan“. Damit navigieren Sie die Zeit des Ausnahmezustands. Anschließend holen wir den Rückenwind „von oben“.

Bevor Sie in Seenot geraten

Als Teamleiter/in sind Sie mit dieser Situation: Arbeit für 10 Leute – anwesend sind 5 – auf sich allein gestellt. Für andere sind das nur nackte Zahlen: Ihnen fehlen die Hälfte der Leute. Was das konkret heißt, bekommen jedoch Sie und Ihr Team am direktesten zu spüren. 

Das Ziel vor Augen

Es ist Ihre Aufgabe, Ihr Team gut durch diesen Engpass zu leiten und dafür zu sorgen, dass Ihre anwesenden Leute die zentralen Aufgaben abdecken. Das nimmt Ihnen niemand ab!

Deshalb machen Sie sich noch einmal bewußt,

• dass Sie mit einem halben Team nicht alle Aufgaben erfüllen können,
• dass Sie entscheiden müssen, welche Aufgaben getan und welche nicht getan werden,
• dass Sie so schnell keine neuen, eingearbeiteten Leute bekommen.

Deshalb warten Sie nicht darauf, sondern erstellen einen Notfallplan. Mit diesem Notfallplan navigieren Sie sich und Ihr Team die nächsten Wochen und vielleicht sogar Monate sicher durch den Engpass.

Ihr Notfallplan erfüllt fünf zentrale Aufgaben: Er

1. fokussiert Ihr Team auf die Kernaufgaben,
2. zeigt die Grenzen des Machbaren auf,
3. lastet das Team gut aus ohne es zu überfordern,
4. zeigt Flagge im Haus sowie gegenüber Ihren Kunden und
5. ist die Basis für den Rückenwind „von oben“.

Navigieren durch den Engpass

Wenn Sie dieses Krisenmanagement versäumen und statt Anpassungen vorzunehmen und Ihr Team mit der Situation alleine lassen, dann geben Sie das Zepter aus der Hand. Sie müssen dann mit diesen Szenarien rechnen:

1. Ein Team-Mitglied mit Weitblick übernimmt das Zepter und gibt den Ton an. Damit sind Sie außen vor und es entsteht eine informelle Führung, wodurch neue Probleme entstehen. Oder

2. Jeder macht das, was er für richtig hält. Statt eines koordinierten Vorgehens gibt es chaotische ad-hoc-Aktionen. Zentrale Aufgaben werden vernachlässigt. Vertretungsaufgaben sind ungleich verteilt und überlasten Mitarbeitende, die auszufallen drohen. Sie müssen sich mit Beschwerden aus dem Haus und von Seiten Ihrer Kunden auseinandersetzen.

Ihr Platz ist auf der „Kommandobrücke“. Von dort aus sorgen Sie dafür, dass die kostbare Arbeitszeit Ihres Teams optimal eingesetzt wird und keine Überlastung entsteht. 

Deshalb legen Sie mit Ihrem Team als nächstes gemeinsam fest:

• Die Prioritäten, die vor allem anderen zu erledigen sind,
• welche Aufgaben gestrichen oder vereinfacht werden,
• welche Themen und Projekte geschoben oder ausgesetzt werden,

und diese Regeln gelten für die Zeit bis z. B. 80% Ihres Teams wieder anwesend sind.

Die Seekarte zeichnen

Können Sie mir ganz spontan antworten: Was sind die ein bis drei Kernaufgaben Ihrer Arbeitseinheit und welche Ziele erreichen Sie damit für Ihr Haus?

Manche/r Teamleiter/in braucht Zeit für die Antwort. Zu oft liegen diese Edelsteine zwischen Halbedelsteinen, Kies und Sand versteckt, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben.    

Konzentration auf die Edelsteine

Ihre Edelsteine sind der Grund, warum es Ihre Einheit überhaupt gibt. Gut möglich, dass sie in den Hintergrund geraten waren. Nicht nur bei Ihnen, eventuell auch bei Ihrer Geschäftsleitung.

Jetzt ist der Zeitpunkt, sich darauf wieder zu besinnen: Was sind die Edelsteine, die ein bis drei Hauptziele und daraus abgeleiteten Aufgaben Ihrer Einheit?

Edelsteine:

Das sind die ein bis drei Hauptziele und Aufgaben Ihrer Einheit. Ihre must doe’s.

Halbedelsteine:

Ihre Projekte, Präsentations- und Teilnahme-Aufgaben. Ihre nice to doe’s.

Kies und Sand:

Ihre aufwendigen Zusatzaufgaben für Statistiken, fremde Aufgaben, wegen fehlender Infrastruktur, mangelhaftem Workflow oder Konflikten.

Jetzt Sie: Notieren Sie sich alle Aufgaben dieser drei Kategorien auf einem Blatt. Das hilft Ihnen bei den weiteren Entscheidungen genauso wie im späteren Gespräch mit Ihrer nächsten Führungsebene. 

Sand und Kies reduzieren

Jetzt ist der Rotstift dran. Sie treffen Entscheidungen darüber, welche konkreten Aufgaben, Projekte und Termine von Ihrem Team während des Ausnahmezustands umgesetzt, geschoben, delegiert oder gar fallen gelassen werden können.

Die Leitfrage dabei ist: Welche Aufgaben können von Ihren anwesenden Beschäftigten realistisch in den zur Verfügung stehenden Stunden geschafft werden?

Nehmen Sie dazu auch die Bestandsaufnahme Ihres Teams hinzu, wie in Teil 1 besprochen.

Jetzt Sie: Notieren Sie Ihren Notfallplan!

Prüfen Sie auch alle weiteren Vorschläge, die aus Ihrem Team gekommen sind, um den Workflow kurzfristig zu verbessern wie z. B. 

• besprechungsfreie Arbeitstage,
• störungsfreie Arbeitszeiten,
• keine Annahme neuer Projekte,
• keine repräsentativen Aufgaben usw.  

Es geht hier nicht um Perfektion oder um eine umfassende Planung. Ihr Team ist heftig unterbesetzt und Ihr Notfallplan soll schnellstens fertig werden und zum Einsatz kommen.

Anpassungen werden folgen. Denn Sie werden anfangs täglich, später wöchentlich mit Ihrem Team darauf schauen, was funktioniert und wo es Änderungen bedarf. 

Rückenwind „von oben“ – Ausblick auf Teil 3

Spätestens jetzt ist der Moment gekommen, Ihre Führungsebene mit ins Boot zu holen. Es geht nicht um Jammern und auch nicht um Heldentum à la „alles im Griff“.

Es gehört zur Führungsaufgabe, über die Konsequenzen Ihrer Teamsituation zu informieren. Denn es werden sich Verzögerungen und Herausforderungen ergeben. Das brauchen und sollen Sie keinesfalls ohne Ihre Führung zu schultern!

Ihre Führung soll die Gelegenheit bekommen, am Notfallplan mitzureden und diesen schließlich in vollem Umfang mitzutragen. Das ist eine notwendige Sofortmaßnahme, damit das anwesendes Team Ihre Einheit am Laufen halten kann.

Das Problem „Personalengpass“ ist ein Thema, das mittelfristig mit Ihrer Führungsebene zu lösen ist.  Das Gespräch über Ihren Notfallplan ist ein Schritt auf dem Weg zur Lösung.

Wie Sie vorgehen, damit das gut für Sie läuft, besprechen wir im dritten und letzten Teil.

Beitrag wurde am 21.Juni 2023 auf LinkedIn veröffentlicht.

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Gerade hat sich wieder jemand aus Ihrem Team krankgemeldet, der langfristig ausfallen wird? Ihnen fehlt knapp die Hälfte Ihrer Leute wegen Urlaub, Krankheit und weil Stellen unbesetzt sind?

Hoher Krankenstand ist wie ein Konto mit roten Zahlen: Es braucht Ihre volle Aufmerksamkeit und gutes Management, damit Sie das im Griff behalten und Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen können.  

Lassen Sie uns gemeinsam die Lage checken und schauen, was Sie tun können, damit Ihre anwesenden Leute trotz Ausnahmezustand gut und effizient weiterarbeiten können. 

Die Devise: „Das kriegen wir hin!“ kann Sie und Ihr Team entweder gut leiten oder in den Abgrund stürzen

Die Haltung: „Das kriegen wir hin“ klingt gut. Sie hat jedoch eine kraftvolle und eine kraftraubende Seite.

Die kraftzehrende Seite rufen Sie auf, wenn Sie heldenhaft die Zähne zusammen beißen, um die komplette Maschinerie Ihres Teams am Laufen zu halten. Die ausgesendete Botschaft lautet dann: volle Kraft voraus, Ärmel hoch und abends länger bleiben.

Sie wissen und spüren vermutlich bereits: Das ist eine sehr ungesunde Strategie. Durch Arbeitsüberlastung werden Ihre Leute langsamer, unkonzentrierter, gereizter und unzufriedener. Fehlleistungen, Pannen und weitere Krankmeldungen sind die Folge.

Es ist nicht Ihr persönliches Versagen, wenn es nicht funktioniert, mit der halben Mannschaft die angestrebten Ziele zu erreichen, für die das komplette Team eingeplant waren!

Zeiten mit sehr hohem Arbeitsdruck können Sie und Ihr Team unbeschadet durchstehen, vorausgesetzt dass …

1. Ihr Team gut zusammenarbeitet,
2. es sich um eine verlässlich kurze Zeitspanne von wenigen Wochen handelt und
3. anschließend eine deutlich entspanntere Phase folgt, in der die Batterien wieder aufgeladen werden.

Aber Hand aufs Herz: Wissen Sie, wann Ihr Team wieder verlässlich voll besetzt sein wird?

Die kraftvolle Seite von „Das kriegen wir hin“

„Das kriegen wir hin“ ist mehr als eine Haltung, es ist eine Absicht, der ein konkreter Plan folgen muss.

Mit diesem Plan richten Sie Ihre zentralsten Aufgaben und den Workflow im Team wohl überlegt an diesem „Ausnahmezustand“ aus. Damit hat Ihr Plan das Zeug, sich über Monate zu bewähren. Wie Sie vorgehen können, darum geht es jetzt.

Den Ausnahmezustand erkennen

Definieren Sie den Ausnahmezustand in Ihrem Team   

Zählen Sie bitte zuerst einmal durch: Wie viele Ihrer Leute sind da und wie viele fehlen (wegen Urlaub, Krankheit oder unbesetzter Stelle) und wie viele sind für die Aufgaben Ihres Teams vorgesehen?  Sind 60% oder sogar weniger Mitarbeitende anwesend?

Wenn es zutrifft, dass Ihr Team – bei vollzähliger Anwesenheit – nicht unterfordert, sondern gut ausgelastet wäre, dann bedeutet das:  

Ihr Team befindet sich in einem Ausnahmezustand!

Ich nenne das Ausnahmezustand, weil das deutlich macht, dass Ihre anwesenden Teammitglieder und Sie diese Aufgaben nicht schaffen werden!

Das bedeutet auch, Sie brauchen Kriterien dafür, unter welchen Bedingungen dieser Zustand beginnt und wann er endet und vor allem: welche Konsequenzen daraus entstehen für die tägliche Arbeitsbewältigung. 

Das gilt auch dann, wenn dieser Zustand in Ihrem Team bereits seit Monaten besteht.

Schieflage von Anforderungen und Ressourcen ermitteln

„Wann kommen wir denn endlich zur Problemlösung?“ fragen Sie sich vielleicht ungeduldig. Meine Antwort: Wir sind mittendrin!

Wir werfen gerade einen nüchternen Blick auf Ihre Teamsituation. Das ist Teil der Lösung!

Wie lange und wie oft haben Sie sich bislang verbogen und versucht, das Unmögliche möglich zu machen. Sie selbst und der „Rest“ der Mannschaft haben Sonderschichten geschoben, weil Sie dachten: das bekommen wir schon irgendwie hin. Eine Zeit lang ging es gut.

Es wird jetzt Zeit zu realisieren:

1. Sonderschichten gehen nicht auf die Dauer!
2. Sie brauchen nüchterne Fakten!

Bilanzieren Sie deshalb zunächst grob die beiden wichtigsten Größen:

1. Alle Aufgabenfelder, die Sie mit Ihrem Team erfüllen sowie
2. die aktuell verfügbaren Ressourcen, um das zu stemmen.

Dieser Schieflage ungeschönt ins Auge zu schauen, erfordert Mut. Wenn Sie den aufbringen: Glückwunsch! Damit haben Sie einen wichtigen Schritt getan, um die Situation gut zu managen.

Sie stehen dann nicht mehr in Gefahr, die Situation vor sich selbst oder – genauso fatal – vor Ihrem Team, runterzuspielen.

Ausgehend vom Stand heute, haben Sie es mit vielen Unbekannten zu tun. Sie wissen vermutlich nicht:

• Wann der Ausnahmezustand beendet sein wird,
• welche zeitkritischen Aufgaben an den verwaisten Arbeitsplätzen schlummern und
• wie fit Ihre anwesenden Mitarbeitenden (auch im Homeoffice) sind und wie lange sie noch durchhalten.

Was Sie zum jetzigen Zeitpunkt wissen, ist:

• Sie haben für die Arbeit zu wenig Leute
• Sie werden nicht versuchen, das Unmögliche möglich zu machen
• Sie werden Ihre anwesenden Mitarbeitenden nicht „verheizen“
• Sie wollen den Ausnahmezustand so gut es geht managen.

Und deshalb werden Sie als nächstes mit Ihrem Team sprechen.

Bestandaufnahme gemeinsam mit dem Team

Sprechen Sie offen mit Ihrem Team. Sie wollen nichts beschönigen und nichts dramatisieren.

Sondern Sie wollen Ihrem Team signalisieren: ich weiß um den erhöhten Arbeitsdruck, der auf Euch lastet und ich lass Euch damit nicht alleine. Ich schätze den Einsatz, den Ihr hier tagtäglich bringt.

Gejammer und Gemecker lassen Sie zu, Sie wissen, dass sich im Team Druck angestaut hat und ein Ventil braucht. Erst wenn das gehört wird, ist der Weg frei für den nächsten Schritt.

Sie wollen Ihr Team dabei unterstützen, sinnvoll vorzugehen und deshalb gemeinsam planen, wie der Geschäftsbetrieb unter diesen Umständen am Laufen gehalten werden kann und dazu brauchen Sie einen konkreten Überblick. 

Ihr Team bekommt die Aufgabe, einen Überblick zu schaffen:

• Welche Rückstände sind bereits entstanden?
• Welche zeitkritischen Arbeiten und Termine stehen an?
• Das gilt für alle Plätze!

Sie fordern Ihr Team auf, Vorschläge zu machen: 

• Welche zeitintensiven Aufgaben sollten aus Sicht Ihres Teams geschoben, vereinfacht oder ausgesetzt werden?
• Welche weiteren Vorschläge zur Arbeitserleichterung fallen Ihrem Team ein?

Sie kommunizieren klar das weitere Vorgehen:

• Solange dieser Ausnahmezustand anhält, gelten klare Prioritäten, die Sie benennen.
• Sie wollen, dass Ihr Team-Betrieb läuft und planvoll gearbeitet wird.
• Erholungspausen sollen eingehalten werden.

Ihr Notfallplan

Sobald Sie den Überblick haben, erstellen Sie einen sogenannten „Notfallplan“. Darin legen Sie fest, welche Anforderungen geparkt, gestrichen, vereinfacht oder delegiert werden. Der Notfallplan gilt solange, wie der Ausnahmezustand in Ihrem Team besteht. 

Damit schaffen Sie die Voraussetzungen,

• um Ihr Team vor andauernder Überlastung zu schützen,
• sicher zu stellen, dass prioritäre Aufgaben gut erfüllt werden
• geordnetes Arbeiten zu ermöglichen, statt sich in adhoc-Aktionen aufzureiben.

In der nächsten Ausgabe vertiefen wir das Thema Notfallplan. Sie bekommen weitere Tipps, wo Sie vorübergehend Arbeitszeiten einsparen, solange der Ausnahmezustand anhält.

Natürlich sind Sie mit Ihrem Team nicht allein in Ihrem Haus. Ihre nächsthöhere Führungsebene sollte diesen Plan mittragen. Bevor Sie jetzt die Hände über den Kopf schlagen und stöhnen: Ich zeige Ihnen eine bewährte Strategie dazu.  

Wir besprechen im nächsten Freude-am-Job-Letter, wie Sie sich die Rückendeckung von „oben“ einholen, ohne als Bittsteller dazustehen. Versprochen!

Heute viel Freude im Job

Ihre Karin Vittinghoff

Artikel veröffentlicht auf LinkedIn am 19. Mai 2023

Der Beitrag Land unter im Team – Teil 1: Sofortmaßnahmen für Sie als Teamleiter/in erschien zuerst auf Wieder Freude am Job.