Haben Sie zu viel auf dem Tisch, weil Sie sich zu oft Zusatzaufgaben „aufdrücken“ lassen? Gehören Sie zu den Menschen, die nicht Nein sagen können? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie mehr Aufgaben als andere bekommen. Sie kennen das – der Weg des geringsten Widerstands.

Damit Sie nicht in die Gefahr kommen, sich mehr Arbeit aufzuhalsen als Ihnen gut tut, sollten Sie ab sofort Zusatzarbeit nicht mehr einfach abnicken. Auch dann nicht, wenn Ihnen das Neinsagen schwer fällt.

Gleichberechtigung statt Retterhaltung

Wer schwer Nein sagt, geht gerne davon aus, die Lage des anderen sei wichtiger, schlimmer oder angespannter als die eigene.

Das liegt daran: Der andere hat seine Drucksituation dargelegt (bildlich gesprochen beispielsweise die Situation eines Ertrinkenden). Damit wird das Gegenüber, das etwas zusätzlich übernehmen soll, in die Rolle eines „Retters“ manövriert. Und als Retter muss man seiner Verpflichtung ja schließlich nachkommen, oder?! Oft fühlt sich das ja sogar auch noch ganz gut an. Zumindest im ersten Moment.

Wenn Sie da raus wollen, dann machen Sie den wichtigsten Schritt: Raus aus der Retterhaltung und rein die Gleichberechtigung.

Natürlich ist ein freundliches, aber klares Nein immer erlaubt und braucht keine Rechtfertigung. Wenn Sie sich allerdings damit noch schwer tun, dann nutzen Sie doch eine elegante Variante, neue Aufgaben zu verhandeln statt sie widerstandslos anzunehmen und dabei innerlich aufstöhnen.

Zusatzaufgaben elegant verhandeln

Gehen Sie so vor:

1. Den Sachverhalt der Zusatzaufgabe klären: 

Fragen Sie nach und machen Sie sich ein Bild: Um was geht es, wie umfangreich ist das, was ist genau Ihr Beitrag und bis wann soll das fertig sein? Schätzen Sie (eher großzügig als zu knapp) den Stundenaufwand dafür.

2. Geben Sie einen kurzen Sachstand zu Ihrer Arbeitssituation:

Sie arbeiten gerade an Projekt 1, 2 und 3 oder an eiligen Kundenanfragen oder anderen Aufgaben, die terminiert sind. Sie können bis … (Tag/Woche) nichts Neues beginnen bzw. sind von den Aufgaben ausgebucht bis … (Tag/Woche).

3. Jetzt kombinieren Sie beides:

Sie könnten die Zusatzaufgabe annehmen, vorziehen oder mitmachen, WENN … z. B.

• eilige Aufgaben in Projekt 1, 2 oder 3 von jemand anderem übernommen werden
• der andere bei der Aufgabe C hilft, und zwar konkret Aufgabe 1 und 2 übernimmt oder
• der andere in der nächsten Woche z. B. den Kundentermin xy abnimmt.

Damit zeigen Sie Ihre Bereitschaft. Sie brauchen also keine Sorge zu haben, dass Sie dem anderen einen Korb geben. Und: Sie bekommen nicht einfach etwas obendrauf, sondern erhalten dafür eine Gegenleistung. Positiver Nebeneffekt: Kollegen, die tatsächlich nur gerne etwas an andere „abgeben“, werden Sie künftig seltener fragen.

4. Geben Sie dem anderen Zeit zu klären und zu entscheiden

… und arbeiten Sie da weiter, wo Sie gerade unterbrochen wurden.

Damit kein Missverständnis entsteht: Es geht nicht darum, dauernd etwas abzuschlagen. Es geht darum, sich nicht durch immerwährendes Abnicken zum „Retter“ seines Team zu machen und damit Gefahr zu laufen, selbst irgendwann abzusaufen.

Ein letzter Tipp: Probieren Sie es erst mal mit einem kleinen Gefallen, um den Sie gebeten werden. So gewinnen Sie Sicherheit und können das auch bei größeren Zusatzaufgaben gut anwenden.

Ihre Karin Vittinghoff

Der Beitrag Nicken Sie Zusatzarbeit nicht einfach ab! erschien zuerst auf Wieder Freude am Job.